Uno de los elementos básicos para la planeación de proyectos es el establecimiento de objetivos. Los objetivos orientan y en marcan las decisiones que se requieren tomar lo largo del proyecto. El establecimiento de los objetivos en proyectos de construcción es recomendable que sean generados por el dueño en conjunto con el diseñador y constructor.

Elementos Claves para el Establecimiento de Objetivos

• Reconocimiento de donde está el valor para cada una de las partes.
• Comunicación de expectativas realistas a cada una de las partes
• Negociación para lograr el entendimiento y acuerdo

Elementos para Incluir en los Objetivos:

• Declaración: Una breve descripción narrativa de lo que quiere lograr.
• Indicadores: Que sean medibles y que sirvan para evaluar el logro.
• Especificaciones de rendimiento: El valor de cada indicador que definen el éxito para el proyecto.
• Claramente definidos
• Específicos: Los más específicos que sean los objetivos mayores es la probabilidad de alcanzarlos.

Consejos para el Desarrollo de Objetivos Claros

• Sea breve y conciso al describir cada objetivo.
• Utilice un lenguaje claro para redactar sus objetivos. Utilice adecuadamente el lenguaje técnico.
• Haga sus objetivos controlables. Asegúrese de se puede influir en cada objetivo para tener éxito.
• Identificar todos los objetivos. Muy importante que todos los objetivos del proyecto queden establecidos para que este tenga éxito.

Objetivos SMART

• Específico (Specific): Objetivos con claridad, en detalle, sin lugar a interpretaciones erróneas.
• Medible (Measurable): Estado las medidas y especificaciones de rendimiento que utilizará para determinar si ha cumplido sus objetivos.
• Agresivo (Aggressive): Establezca objetivos desafiantes que animan a la gente a estirar más allá de su zona de confort.
• Realista (Realistic): Establezca objetivos tales que el equipo del proyecto y todos los participantes crean y que se puedan lograr.
• Sensibles al Tiempo (Time Sensitive): Debe Incluir la fecha en que los objetivos se deberán lograr.

Principal Dificultad en el Establecimiento de los Objetivos en Proyectos

Ya que los principales actores desempeñan diferentes papeles dentro del proyecto tiene diferentes objetivos y se requiere:

• Comprender
• Alinear
• Compatibilizar
• Reconciliar (de ser necesario)

Los objetivos individuales para genera objetivos congruentes con el proyecto y el papel que juega cada participante.

Objetivo de los Dueños

• Disponible lo más pronto posible de la edificación
• Bajo Costo
• Alta calidad
• Operar en por o encima de la calidad de diseño
• Alto retorno de la inversión

Contratistas (Constructores)

• Desarrollar el proyecto dentro del presupuesto
• Lograr finalizar el proyecto a tiempo
• Tener ganancia
• Rápido Dinero
• Alta calidad
• Sin accidentes
• Menor riesgo posible

Objetivos del Administrador de Proyectos

• Costo de proyecto
• Cronograma del proyecto
• Desempeño operacional
• Medidas de calidad de construcción
• Seguridad del proyecto completado

Pasos en el Establecimiento de Objetivos

• Desarrolle Objetivos de Prueba
• Itere sobre los Objetivos para que sean alcanzables
• Establezca los Objetivos del Dueño
• Comunique los objetivos
• Logre un acuerdo entre los objetivos divergentes

Administración de los Objetivos del Proyecto

• La administración de los objetivos involucra tres etapas
• Estas etapas son independientes, pero se sobreponen
• Todas estas etapas son responsabilidad del dueño

Dificultades con la Administración de Objetivos del Proyecto

• Equipara los objetivos de la organización patrocinadora (Mercadeo, ingeniería, operaciones y financieros), en un objetivo consistente.
• Compatibilizar los objetivos de la organización con los objetivos de los diseñadores y constructores a la vez.
• Incompatibilidad entre los objetivos del dueño, diseñador y constructor en el desarrollo de una estrategia integral para el proyecto.

Mecanismos para Lograr el Acuerdo en los Objetivos

Mecanismos Primarios: Son los métodos utilizados para comunicar los objetivos directamente a otros participantes del proyecto.

Mecanismos de Refuerzo: Soportan y hacen énfasis en los mecanismos primarios. Se utilizan para mantener el enfoque y dirección para continuamente comunicar los objetivos a través de la organización.

Mecanismos de Estrés: Crean situaciones donde objetivos incompatibles y diferentes prioridades son establecidas por cada participante del proyecto y se mide el impacto.

Matriz de Acuerdo

• Método desarrollado para comparar la congruencia o grado de acuerdo en cuanto a los objetivos del proyecto por las partes.
• Involucra la cuantificación del nivel de acuerdo entre los participantes del proyecto en cuanto a los objetivos planteados.
• Auxilia en la implementación de la Administración por objetivos en proyectos cuando este tiene muchos participantes importantes.
• Según el Construction Industry Institute (CII) esta herramienta es importante para el éxito de un proyecto, bajo la premisa de que todas las partes involucradas en el proyecto estén en acuerdo.
• Esta herramienta debe ser iniciada y mantenida por el dueño.

Lee también: ¿Cómo es el Método 5s de Calidad? y ¿Cómo funciona?

El Dueño desarrolla un listado de los objetivos de proyectos dominantes (de 4 a 10 objetivos). Cada miembro importante de la organización patrocinadora (o Dueño), revisa la lista e incluye nuevos objetivos de ser necesario. Los objetivos deben de ser clasificados de acuerdo a su prioridad y el resultado se debe presentar en la matriz. La lista completa con los objetivos debe ser entregada a cada PM participante (diseñador, contratista, proveedor, etc) antes de la adjudicación. La lista debe ser clasificada (de 1 a 10, 1 siendo mayor prioridad) y el resultado se debe presentar en la matriz. El proceso debe ser repetido en intervalos seguidos o cuando ocurran cambios en el equipo de proyectos o en el proyecto.

Procedimiento de calculo: El promedio de la clasificación por objetivos de proyecto puede ser calculado:

• Sumando las prioridades de clasificación por cada miembro del equipo de proyecto y dividiéndolo entre el número de participantes
• Este valor es ingresado bajo cada objetivo de proyecto en la fila de promedio.

La diferencia promedio, por cada objetivo de proyecto puede ser calculada

• Encontrando los valores absolutos de la diferencia entre “Clasificación de prioridad del dueño” y el promedio de clasificación de prioridad
• Este valor es ingresado bajo cada objetivo de proyecto en la fila Diferencias promedio.

La diferencia promedio entre participantes puede ser calculada:

• Sumando los valores absolutos de la diferencia entre “Clasificación de prioridad del dueño” y la clasificación de prioridades de los miembros del equipo de proyectos
• Dividiendo entre el número de objetivos de proyecto
• Estos valores son ingresados en la columna titulada “Diferencia promedio de participantes”

Una clasificación para comparación puede ser asignada a cada participante del proyecto basándose en la “diferencia Promedio de participantes” (1 asignado al valor más bajo). El “Índice de Acuerdo” para el proyecto puede ser calculado sumando la diferencia promedio para cada objetivo de proyecto y dividiéndolas entre el número de objetivos. Alternativamente el “Índice De Acuerdo” puede ser calculado mediante la suma de la “Diferencia promedio de participantes” de cada miembro del equipo de proyectos y dividendo la entre el número de participantes.

Ejemplo de la Matriz de Acuerdo

• Tenemos el proyecto por el cual se llevará a cabo una clasificación de la importancia (o prioridad) de los objetivos del proyecto.
• Objetivos planteados: Administración Efectiva del Contrato. Control de Costos. No permitir incrementos de 5% sobre el costo total del Proyecto. Lograr el tiempo establecido en el calendario. Lograr todos los requerimientos de Calidad.
• Participantes Claves (Participante en la clasificación de objetivo): Dueño (Equipo de Proyecto de la organización patrocinadora o dueña del proyecto). Diseñadores Arquitectónicos del proyecto. Diseñadores Mecánicos del proyecto. Diseñadores de Software del proyecto. Gerente de Construcción para el proyecto (PM)

La matriz muestra la clasificación asignada por el Dueño a los objetivos de un proyecto X

Cuadro Muestra la clasificación asignada por los diferentes participantes a los objetivos de un proyecto X

Calculo de la diferencia Promedio de participantes: Calculo de diferencia: Para el Diseño arquitectónico (Valores Absolutos):  (4-1)+(2-2)+(1-3)+(3-4)= 6

Promedio de diferencias:  Total de Objetivos 4 Diferencia Promedio = 6 /4 =1.5

Calculo del Ranking de Acuerdo: Ranking de Acuerdo después de calcular todas las diferencias promedio por participantes las que tengan menor valor están en mayor acuerdo con los objetivos planteados por el dueño. En este caso tenemos que el gerente de construcción y el diseño arquitectónico son los que está mas de acuerdo con de los objetivos del dueño.

Calculo de la diferencia Promedio de por objetivo: Calculo de diferencias para el objetivo de costo (Valores Absolutos): (2-2)+(3-2)+(3-2)+(2-2)= 2.

Promedio de diferencias. Total, de participante 4  Diferencia Promedio = 2 /4 =0.5

Establecimiento de Objetivos para Proyectos

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Ejemplo de un plan de mejora personal