CICLO PROGRAMAS PROYECTOS PMI | CUALES SON LAS PRINCIPALES FASES EN EL CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO DE ACUERDO CON EL PMI | METODOLOGIA PMI | UN PROYECTO DE ACUERDO CON EL PMI ES | PMI PROYECTOS | PROYECTOS PMI | PMI FASES DE UN PROYECTO | GESTION DE PROGRAMAS Y PROYECTOS | CICLO PROGRAMAS Y PROYECTOS PMI

Programa: Grupo de Proyectos, los programas al igual que los proyectos requieren:

• Esfuerzos de iniciación, desarrollo y cierre
• La vida de un programa comienza con la aprobación de su presupuesto, y cuando se asigna el administrador de programas. Los programas al igual que los proyectos son de carácter temporal.
• Los programas terminan cuando todos sus componentes han producido exitosamente los entregables. Los componentes más importantes son los proyectos y estos generan entregables. Cuando se logran los beneficios por los cuales fue generado el programa, en ocasiones estos beneficios han sido incorporados en producto final, también los programas terminan cuando, ocurre el proceso de transición de programa a operación, si ese es el caso del programa. El programa formalmente termina cuando el consejo directivo o el comité de dirección deciden cerrarlo. Los componentes en programa pueden comenzar en cualquier momento después de que el programa a iniciado y generalmente terminan antes de que el programa cierre.

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Faces del ciclo de vida de los programas (proyectos)

Al dividir el ciclo de vida de los programas en fases se facilita la planeación, ejecución y seguimiento de los componentes que forman el programa y asimismo se facilita toda la administración del programa. Muy importante, el modelo de ciclo de vida propuesto por el PMI debe ser adaptado por el administrador de programas para satisfacer los requerimientos asignados al programa.

La duración de cada fase variará de acuerdo a los requerimientos únicos del programa.

De acuerdo con el PMI el ciclo de vida de los programas cuenta con cinco fases:

1. Programación previa
2. Iniciación de programa
3. Configuración de programa
4. Entrega de los beneficios de programa
5. Cierre de programa

Entre cada una de las fases existen las compuertas de decisión, haciendo un total de cuatro.

La duración de las fases varía de acuerdo con los requerimientos únicos que tiene el programa. También las fases mostradas ayudan a la administración de programas e interesados, tener una mayor claridad sobre las tareas que deben de realizarse y los entregables que se deben producir por fase. El tipo de programa puede influenciar el ciclo de vida. Por ejemplo, un programa de construcción puede tener diferente ciclo de vida que uno de mejora continua, sin embargo, las principales fases del ciclo son similares.

La administración de beneficios

La Administración de Beneficios y el Ciclo del Vida del programa corren en paralelo. Ambas se inician en la fase de preparación previa.

Las fases que componen la administración de beneficios son:

1. Identificación de beneficios: Identificación y calificación de beneficios de un negocio
2. Análisis y planeación de beneficios: Determinar y priorizar componentes. Determinar métricas, establecer plan de realización de beneficios y monitoreo. Mapeo de beneficios en el plan de programa.
3. Realización de beneficios: Componentes de monitoreo. Mantenimiento de registro de beneficios. Reporte de beneficios.
4. Transición de beneficios: Consolidación coordinada de beneficios. Transferencia de responsabilidades en curso.

Revisión de compuertas de decisión.

Es una revisión que se efectúa al final de una fase. En la que se toma la decisión de continuar hacia la siguiente fase, continuar con modificaciones o terminar el proyecto o programa. Esta revisión se efectúa por la alta dirección. El fin de esta revisión es confirmar que el administrador de programas le está dando seguimiento a los beneficios esperados del programa. A menudo la revisión por fases se integra con la financiación del programa. El éxito de una compuerta permite al programa seguir avanzando por lo cual se liberan fondos para mover el programa a la siguiente fase.

La grafica muestra que a medida que se avanza en el programa este consume recursos de tipo financiero. Cada vez que el programa logra pasar exitosamente la revisión de compuertas se le entregan más recursos para que termine financiando sus trabajos, en cada revisión sus trabajos. A este tipo de financiamiento de programa se le conoce Step funding o financiamiento en pasos.

Fases del Ciclo de Vida de un Programa (según el PMI)

1- Preparación previa

Su objetivo es el de identificar las necesidades existentes para la definición y creación de un programa. Se soporta por medio de un caso de negocios. Luego de ser justificado el programa pasa a ser priorizado de acuerdo con las necesidades de la organización. En esta etapa se realiza el análisis de información disponible acerca de:

• Las estrategias organizacionales, al eje de negocios, es decir, lo que va a hacer o no para la organización.
• Las influencias internas y externas
• Los conductores del programa
• Los beneficios esperados
• Los interesados

Todo ello se hace para identificar los beneficios estratégicos que pueda aportar el programa a la organización.

Durante esta etapa también se define:

• Resultados esperados
• Recursos requeridos
• Complejidad
• Implementación de nuevas capacidades dentro de la organización.

Las actividades que se llevan a cabo en las actividades de preparación previa son las siguientes:

• Entendimiento de los beneficios estratégicos de los programas
• Desarrollo de un plan para inicio de programa
• Definición de los objetivos del programa y alineamiento con las metas de la organización
• Desarrollo de un caso de negocios de alto nivel.
• Aceptación de puntos de revisión “check points” a través del programa.

Una vez abordada y entendida el área estratégica y se han identificado los interesados con los que se debe establecer la comunicación, se puede desarrollar el plan de alto nivel. En ese plan el administrador de programa, debe demostrar que comprende claramente los estímulos que desencadenaron el programa, los objetivos del programa y como alinear estos con la estrategia de la organización.

2- Inicio de programa

Su objetivo es desarrollar en gran detalle como un programa debe ser estructurado y administrado, para que este entregue los resultados que fueron planificados en la etapa anterior. En esta etapa se desarrolla el plan para definir la estructura y los elementos para la gestión del programa. Todo ello es necesario para conceptualizar la forma del programa de manera que se produzca los resultados y beneficios esperados. El program charter es el documento primario analizado por la entidad que gestiona el programa, para decidir si este es aprobado. El program charter provee las bases para el desarrollo detallado del proyecto.

El program charter es parecido al proyect charter. Este es un documento formal que consolida toda la información disponible del programa.

El contenido del program charter se establece de la siguiente manera:

• Justificación: porque el programa es importante y que requiere para alcanzar sus objetivos
• Visión: Cual será el estado final y como va a beneficiar a la organización el programa.
• Alineamiento estratégico: Cuales son los principales objetivos estratégicos, relación entre programas y objetivos estratégicos, así como la relación del programa con otras estrategias
• Resultados: resultados importantes para alcanzar la visión
• Alcance: que está o no está incluido dentro del programa
• Estrategia para la obtención de los beneficios: beneficios claves que se desean y como su realización es pensada
• Asunciones y limitaciones: tales como factores externos que indicen en el programa.
• Componentes: como están los proyectos
• Riesgos y posibles problemas: riesgos y problemas durante la preparación.
• Escala de tiempo: tiempo que requiere el programa incluyendo las fechas de hitos.
• Recursos requeridos: Costos y recursos requeridos
• Identificación de los interesados clave: Quienes son los interesados, cual es su actitud, cual es el más importante, y debe ser incluido en el plan de comunicación del programa.
• Gobernabilidad de los programas: cual es la estructura recomendad para administrar, controlar y apoyar el programa, así como la estructura de gobernabilidad recomendad para administrar los proyectos y demás componentes del programa.
• Hoja de ruta inicial de alto nivel.: plan de acción de alto nivel para el programa.

Una vez aprobado el program charter este constituye las bases para poder continuar a la siguiente fase de configuración de programa. Provee información para el desarrollo del caso de negocios detallado y el plan detallado para el programa y el desarrollo de charters de los componentes que conforman el programa.

Los factores considerados para la aprobación y selección de un programa son los siguientes:

• Resultados deseados
• Análisis de beneficios
• Ajuste estratégico
• Total de recursos disponibles
• Escala de tiempo estimada, costo estimado, esfuerzo requerido
• Riesgo inherente al programa.

El plan de realización de beneficios es parte de esta fase e incluye:

• Identificación de la interdependencia entre los beneficios ofrecidos por varios proyectos del programa.
• Alineamiento con los objetivos estratégicos
• El cronograma de la entrega de beneficios
• Mediciones y métricas de beneficios
• Asignación de responsabilidades para la entrega de beneficios al final del programa
• Realización de beneficios.

Los resultados que se obtienen de la fase de inicio de programa son:

• Aprobación de la entidad que gestiona programas para proceder a la siguiente fase
• Program Charter
• Asunciones y limitaciones del programa
• Identificaciones de gestores de cambios de negocios, de miembros potenciales del grupo de patrocinadores, de formadores de decisiones clave de los interesados y por ultimo identificación de proyectos, candidatos y otros componentes potenciales del programa
• Asignación del patrocinador ejecutivo y del administrador de programa
• Creación de la infraestructura para administrar el programa
• Identificación y compromiso de recursos necesarios clave para establecer el programa.

3- Configuración de programas

En esta etapa se ha pasado por la segunda compuerta de revisión y el comité de selección a dado su visto bueno para su continuidad. Su objetivo es establecer la infraestructura y la construcción de una “hoja de ruta” de como el programa será administrado. Se elabora progresivamente el acta de constitución del programa e igualmente se da la creación de los instrumentos de planificación. Se espera que el resultado final sea la autorización de la ejecución del plan de administración de programa.

El plan de administración de programa debe de responder a las siguientes preguntas:

• Cual es el resultado y las expectativas del programa
• Cuando estará listo y logrado los beneficios del programa
• Cual será el presupuesto del programa
• Cuales son los riesgos y problemas del programa
• Cuales son las dependencias y asociaciones del programa
• Como será administrado el programa y sus componentes.
• Que otros servicios serán requeridos por el programa
• Como será el programa administrado y ejecutado

En esa fase se incluyen los componentes y estudios de factibilidad que deben de llevarse a cabo para el programa.

Las actividades asociadas a esta fase son:

• Misión, visión y valores
• Plan detallado de costos y materiales
• Estudios de factibilidad
• Reglas para hacer/tomar decisiones
• Caso de negocios
• Comunicaciones
• Arquitectura del plan

Los resultados esperados de esta fase:

• Definición del alcance
• Definición de los requisitos
• Definición de los beneficios esperados
• Definición de la secuencia de actividades
• Estimación de tiempo y costo
• Elaboración de cronograma
• Recursos
• Contratación y adquisiciones
• Plan de administración de riesgo
• Procesos y procedimientos de gestión
• Facilidades y otra infraestructura para apoyo del programa
• Sistema de IT y tecnología de la información

4- Entrega de los beneficios del programa

En esta etapa se inicia la ejecución de los componentes del programa (los proyectos) y se gestiona el trabajo para lograr los objetivos esperados. Esta fase termina cuando los beneficios planeados del programa han sido alcanzados y aceptados o cuando una decisión estratégica decide cerrar el programa.

Las actividades que se llevan a cabo en esta fase son:

• Establecimiento de la estructura de gobernabilidad del programa
• Inicio de proyectos para alcanzar objetivos de programa
• Revisión de entregables de los componentes que cumplen los requisitos
• Análisis del progreso de acuerdo con lo planeado
• Identificación de cambios ambientales
• Coordinar los esfuerzos compartidos entre proyectos
• Identificación de problemas y acciones correctivas
• Medición de la reutilización de beneficios
• Revisión de solicitudes de cambios
• Mantenimiento de indicadores y accione correctivas
• Comunicación con los interesados.

En esta fase el administrador de programas revisa el alineamiento estratégico y los administradores de proyecto mantienen los detalles en control.

5- Cierre de programa

Inicia después de la cuarta compuerta de decisión. Su objetivo es el de realzar un cierre controlado del programa, una vez que los entregables y los beneficios planeados son alcanzados.

Todo el trabajo ha sido realizado y completado, se adquieren todos los beneficios esperados. Los productos y servicios son aceptados por el cliente, y otros productos entran a una fase de operación. El cierre de un programa se puede dar antes de que los beneficios sean percibidos ya sea por un cambio estratégico, falta de fondos o malas asunciones, pero siempre los programas requieren un cierre controlado porque generalmente son muchos los recursos comprometidos en un programa por parte de la organización.

Las actividades que se llevan a cabo en esta fase son:

1. Revisión del estado de los beneficios
2. Disolución de la organización del programa
3. Disolución del equipo de programa
4. Desmantelamiento de la infraestructura
5. Proveer apoyo al cliente
6. Documentación de lecciones aprendidas
7. Prever retroalimentaciones y recomendaciones de cambios
8. Almacenamiento indexación
9. Administración de cualquier operación de transición requerida

Ciclo de vida de los programas (proyectos) según el PMI

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