Fases del ciclo de la administración de beneficios

El éxito de un programa se mide en la magnitud de los beneficios ofrecidos, y los beneficios con el cumplimiento de los objetivos, los beneficios se obtienen gracias al conjunto de esfuerzos realizados. Según el PMI, el Ciclo de vida administración de beneficios es el conjunto de procesos y medidas para dar seguimiento y evaluación de beneficios a través del ciclo de vida del programa.  Al inicio del ciclo de vida debe existir un enlace con el plan estratégico de la organización identificando de forma clara los beneficios que persiguen.

Administración de Beneficios del Proyecto

¿Qué es el beneficio?

  • Resultado de acciones y comportamientos que proporciona utilidad a las partes interesadas (stakeholders)
  • Entiéndase por utilidad dentro del contexto útil
  • Los ejemplos de beneficio son el incremento de los ingresos, la reducción de los cotos, reducción de desperdicios, etc.
  • En síntesis, el logro de un objetivo es un beneficio, por lo que es el beneficio es el resultado de un programa.
administración beneficios
Administración de beneficios

La administración de beneficio:

  • Es el conjunto de actividades que definen, crean, maximizan y sostiene los beneficios creados por el programa, mediante el uso de herramientas, técnicas y planeación.
  • El éxito de un programa se mide en el grado que es logra obtener los beneficios por el cual fue creado.
  • Según estudios realizados en EE. UU., se estima que un 15% de las organizaciones efectúan un seguimiento de los beneficios por los programas y los proyectos.

Categorización de beneficios

1. Directos o tangibles:

  • Beneficios financieros: son medibles por medio del circulante: incremento de ingresos, reducción de costos, etc.
  • Beneficios no financieros: Beneficios que son medibles, pero no por medio del circulante, como la retención de clientes, rotación de personal.

2. Indirectos o intangibles:

  • Marca, responsabilidad social, conciencia ambiental, etc.

3. Beneficios difíciles de cuantificar y medir

  • Acceso a otros mercados, grado de competitividad, etc.

Lee También: Ciclo de vida Programas de Proyectos según PMI

El ciclo de la administración de beneficios contempla las siguientes fases:

Este análisis ayuda a la definición de una línea base y verificar el progreso del programa. Según el PMI, el Ciclo de vida administración de beneficios es el conjunto de procesos y medidas para dar seguimiento y evaluación de beneficios a través del ciclo de vida del programa. Al inicio del ciclo de vida debe existir un enlace con el plan estratégico de la organización identificando de forma clara los beneficios que persigue una empresa con el fin de permitir la priorización de programas dentro del portafolio de la empresa.

FasesDescripción
Identificación de beneficiosQue beneficios se pueden obtener del programa apoyando la estrategia de la organización. Los elementos clave para la adecuada identificación, descripción y clasificación de beneficios se requiere:
– Entender la estrategia de negocio
– Describir cada uno de los beneficios esperados dentro del plan estratégico
– Determinar los beneficios esenciales esperados
– Comparar el estado actual al escenario esperado post programa
– Compara el estado actual al escenario proyectado en caso de no implementar el programa
–  Determinar las premisas para estimación de beneficios
Análisis de la planeación y beneficiosCuantos y como se esperan obtener los resultados identificados. Algunas de las actividades en la planeación son:
– Determinar y priorizar los componentes (proyectos), que apoye el monitoreo de la realización de beneficios.
– Análisis cuantitativo de beneficios (riesgo, costo, beneficio), con el fin de permitir la medición durante la ejecución del programa y después (transición a operaciones)
– Establecer el plan de realización de beneficios y método de monitoreo, para apoyar la ejecución del programa, seguimiento y reporte sobre la obtención de beneficios, con énfasis en los recursos necesarios, interdependencias de beneficios y las limitaciones.
– Describir los beneficios en el plan de programa, establecer las correlaciones entre los beneficios esperados por el programa y los de sus componentes (proyectos).
Realización de beneficiosEl hecho de lograr los beneficios de acuerdo con el plan establecido y la medida esperada. Dependiendo de la naturaleza del programa, la entrega de los beneficios esperados podría pertenecer a una de las siguientes categorías:
– Repentino: los beneficios del programa son obtenidos a la vez, después de un periodo corto, el programa inicia la entrega de los beneficios.
– Incremental: los beneficios se obtienen antes de la conclusión del programa, es decir, que cada componente del programa va sumando beneficios al total esperado por el programa.
– Transitorios: los beneficios tienen un plazo de tiempo a través del cual se pueden realizar. Después de cierto tiempo el impacto de este desaparece o se reduce al mínimo, este esquema se presenta como una ventana de oportunidad comercial o la implementación de una tecnología

Las tres principales actividades durante esta fase son:
a.       Monitoreo y componentes.
b.       Mantenimiento de registro de beneficios
c.       Reporte de beneficios
Transición de beneficiosAcciones para dar continuidad a los beneficios obtenidos, una vez finalizado el programa. El paso final en el ciclo de vida es la transición formal de los beneficios para los clientes del programa, los usuarios finales, o de un producto de apoyo dentro de la organización En este momento, el programa se ha cerrado y sus beneficios se han obtenido con éxito.
En el plan de transición del programa, las partes interesadas deber de participar activamente en el proceso de transición. Los interesados ahora son responsables de mantener los beneficios.
Adaptación de (PMBOOK,2013,)

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Fases del ciclo de la administración de beneficios

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