Ciclo del proceso de Administración de decisiones

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Objetivos

  • Definir la administración de decisiones.
  • Identificar las características del proceso de toma de decisiones.
  • Explicar las condiciones en que se toman las decisiones.
  • Estudiar el ciclo del proceso de administración de decisiones y puntualizar sus pasos.

Toma de Decisiones

Peter Drucker, el padre de la administración moderna dijo: “Todo lo que un gerente hace, lo hace a través de la toma de decisiones”.

Todo y cada uno de nosotros durante todos los días, a toda hora, debemos tomar decisiones.  Estas decisiones pueden ser de gran importancia o pueden ser relativa en nuestra vida. Por eso el administrador de programas sabe de qué el proceso de administración de decisiones es un proceso fundamental para su gestión y ésta requiere mucha responsabilidad y se ejecuta con mucha frecuencia. Por eso es el estudio de la administración de decisiones en esta clase.

¿Qué implica la toma de decisiones? La toma de decisión implica la selección de un curso de acción, entre dos o más posibles alternativas, con el fin de llegar a una solución para un problema dado.

Las decisiones generalmente se implementan para resolver un problema o una situación.

Características del Proceso de Toma de Decisiones

  • Es un proceso continuo. Siempre se requiere tomar decisiones.
  • Es un proceso analítico. Requiere una adecuada recopilación de información al problema o situación. O sea, necesitamos recopilar la información analizarla y procesarla para poder determinar las alternativas.
  • La calidad de la decisión, depende del detalle y precisión de la información. O sea, que entre más detallada y precisa sea la información, mejor va a ser la calidad de la decisión y así también va a ser el resultado (cierto para situaciones de baja ambigüedad).
  • La efectividad de la decisión depende del grado y nivel de involucramiento de los interesados claves. O sea, es muy importante involucrar a todos los interesados del programa y del proyecto en el proceso de toma de decisiones.

La Administración de Decisiones va más allá de las tomas de decisiones. También establece un proceso por el cual se da retroalimentación para verificar el alcance logrado por la decisión tomada.

¿Qué quiere decir esto? Que la administración de decisiones es la toma de decisiones y la implementación de la decisión.  La implementación de la decisión conlleva la ejecución de la alternativa y también establece un control para determinar si el resultado obtenido satisface la decisión que se planeó tomar o satisface el problema que la solución busca.

Incertidumbre Vs. Ambigüedad

Hay dos elementos importantes en el proceso de la toma de decisiones, la incertidumbre y la ambigüedad.

  • Incertidumbre se refiere a la falta de información, dificultad de predecir la relación causa y efecto, impide predecir resultados basados en objetivos identificables.
  • Ambigüedad es el número de posibles soluciones, sin una opción clara.  Las soluciones pueden ser interpretadas o vistas en más de una forma.

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Condiciones en las que se toman las Decisiones

Estas dependen del grado de ambigüedad e incertidumbre que se presente en la situación.

Administración decisiones
Administración decisiones

Un ejemplo de baja ambigüedad y alta incertidumbre, puede ser la aplicación de una nueva tecnología dentro de una organización. Se conoce la nueva tecnología, pero todavía no se conoce el impacto que va a tener la nueva tecnología en la organización.

Ciclos del Proceso de Administración de Decisiones

El proceso de administración de decisiones se puede descomponer en dos ciclos:

Ciclo de aprendizaje (toma de decisiones)Comprensión de la situación problema y desarrollo de opciones viables para realizar una elección de las alternativas.
Ciclo de desempeño (proceso de acción)Implementación de la decisión y revisión del resultado obtenido, se retroalimenta información para determinar si el resultado fue satisfactorio. De no ser así, se inicia nuevamente el proceso.
CICLO DE LA ADMINISTRACIÓN DE DECISIONES

Todo comienza con una presión de cambio, que puede ser un problema o una situación y esto da inicio al ciclo de aprendizaje, que es donde se empieza a conocer la situación, se genera la alternativa y este ciclo termina con una elección de alternativa. Luego comienza el ciclo de desempeño que es donde se implementa la alternativa y está el proceso de control, en el cual se determina el resultado, si ha sido satisfactorio. Si éste ha sido satisfactorio, se genera un entregable y se finaliza el proceso, de no se ser así, continúa el proceso.

Administración decisiones
CICLO DE APRENDIZAJE

Proceso para la Toma de Decisiones

Ciclo de aprendizaje

Generalización de Sentido (Racionalización)•Entendiendo la situación/problema, identificación y/o clarificación de la situación /problema.
Idealización•Evaluación, combinación y desarrollo de alternativa, generadas durante la identificación de ideas, para crear opciones viables de donde priorizar y luego escoger.
Elaboración•Evaluación, combinación y desarrollo de alternativas, generadas durante la identificación de ideas, para crear opciones viables de donde priorizar y luego escoger.
Eleección•El acto de seleccionar la mejor alternativa.
TOMA DE DECISIONES

Ciclo de desempeño

Planeación •Determinar cómo será implementada la alternativa seleccionada.
Ejecución •Implementación de la alternativa, convertir la decisión en acción efectiva.
Control •Evaluación y control del resultado obtenido por la decisión, retroalimentación de la información para un realineamiento estratégico si es requerido.
CICLO DE DESEMPEÑO

Motivos Generales para la Toma Inadecuada de Decisiones

De estudios realizados a cinco empresas, se ha logrado determinar de que existen cinco motivos generales para para la toma inadecuada de decisiones.

  1. Información errónea y/o incompleta. Como dijimos desde un principio, la calidad de la decisión depende de la calidad de la información. Y esto está directamente ligado de resultados que vamos a tener.
  2. Pobre razonamiento.  Tiene que ver con una mala comprensión de la situación o problema.
  3. Asunciones erróneas o no reales.
  4. No tomar en cuenta los riesgos y limitaciones. Esto sería del problema o la situación y también de la resolución que se tome. No entender cuáles son los riesgos y las limitaciones que se pueden presentar de la solución planteada.
  5. Mala implementación. Es el que con más frecuencia se da. Esto quiere decir, por ejemplo, que si nosotros tomamos una decisión correcta y adecuada, pero la implementamos mal, vamos a tener un mal resultado.

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