GLOSARIO ADMINISTRACIÓN PROYECTOS | CONCEPTOS BASICOS DE GESTION DE PROYECTOS | QUE ES ADMINISTRACION DE PROYECTOS | GLOSARIO ADMINISTRACIÓN PROYECTOS | ADMINISTRACION DE PROYECTOS ETAPAS
¿Qué es un estándar? Documento formal que describe los métodos, normas, procesos y prácticas establecidas. El PMBOK es un estándar, producto de la generación de conocimiento a través de las buenas prácticas implementadas por profesionales de la administración de proyectos.
¿Qué es un proyecto? Es un esfuerzo temporal, de elaboración gradual, desarrollado por un equipo de Personas, cuya finalidad es la creación de productos, resultados o servicios únicos (Es temporal único y de elaboración gradual).
Administración de Proyectos ¿Qué conceptos debemos conocer antes de comenzar?
¿Qué es la administración de Proyectos? Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a los proyectos con el objetivo de cumplir con los requerimientos específicos. El PMI divide la dirección de Proyectos en:
- 5 grupo de procesos
- 9 áreas del conocimiento
- Responsabilidad profesional y social.
¿Cómo logramos la administración de Proyectos? La administración de proyectos se logra a través de la integración de 42 procesos comprendidos en cinco grupos.
Estructura de procesos
| Inicio | Planeación | Ejecución | Control y monitoreo | Cierre | Total | |
| Integración | 1 | 1 | 1 | 2 | 1 | 6 |
| Alcance | 3 | 2 | 5 | |||
| Tiempo | 5 | 1 | 6 | |||
| Costo | 2 | 1 | 3 | |||
| Calidad | 1 | 1 | 1 | 3 | ||
| RRHH | 1 | 3 | 4 | |||
| Comunicación | 1 | 1 | 2 | 1 | 5 | |
| Riesgo | 5 | 1 | 6 | |||
| Adquisiciones | 1 | 1 | 1 | 1 | 4 | |
| Total | 2 | 20 | 8 | 10 | 2 | 42 |
¿Cómo se relacionan los proyectos y la planeación estratégica? Se relacionan a traves de la cultura organizacional, estructura organizacional, factores ambientales del entorno y los objetivos estrategicos de las organizaciones.
Líneas estratégicas para la autorización de un proyecto.
- Demanda del mercado.
- Oportunidad estratégica o necesidad comercial.
- Solicitud de un cliente.
- Adelantos tecnológicos.
- Requisitos legales.
¿Cuáles son las restricciones más comunes en los proyectos? Si un cambio afecta una restricción, se deberá evaluar su impacto en todas las demás restricciones del proyecto.
- Tiempo
- Costo
- Riesgos
- Alcance
- Calidad
- Recursos
- Satisfacción del cliente.
Administración por objetivos: Si un proyecto no está alineado con los objetivos estratégicos o no apoya una línea de acción estratégica, no será una prioridad para asignación de recursos, asistencia ni atención. P. Drucker, 1954. En el sistema MBO (ABO), los colaboradores son auto dirigidos más que comandados por un supervisor. La filosofía MBO tiene tres pasos:
- Objetivos claros y realistas.
- Evaluación periódica para verificar que los objetivos se cumplan.
- Implementar acciones correctivas.
Limitaciones del MBO:
- Agente motivador.
- Objeto de evaluación.
- Solamente funciona si hay compromiso de la alta dirección.
Ventajas de MBO motivación:
- Involucra a la gente en el proceso de conceptualización.
- Mejora la comunicación y la coordinación.
- Promueve la claridad de las metas.
- Compromiso.
¿Qué es un objetivo? El propósito a alcanzar como resultado de la implementación de un programa, proyecto o proceso
Los objetivos SMART son los siguientes:
- eSpecíficos.
- Medibles.
- Alcanzables.
- Realistas.
- Enmarcados en el Tiempo.
Lo que todo director de proyecto debe saber acerca de los objetivos.
- Los objetivos del proyecto se determinan en la fase de inicio y se afinan durante la fase de planeación.
- Los objetivos del proyecto se plasman en el Charter.
- Es responsabilidad del director de proyectos que se cumplan los objetivos.
- Los proyectos se consideran completos cuando se cumplen los objetivos.
- Una razón para darle finalidad al proyecto antes de tiempo es que los objetivos no puedan cumplirse.
- La gestión de riesgo tiene la misión de resaltar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.
¿Quién es el director de Proyectos? Es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los proyectos los objetivos del proyecto. Un director de proyectos debe poseer las siguientes cualidades:
- Conocimientos
- Alto desempeño
- Habilidades personales
- Liderazgo
- Habilidades de comunicación
- Capacidad para negociar, para intermediar en conflictos, resolución de problemas, capacidad para influir en las personas.
“La función de liderazgo de un director de proyectos consiste en identificar los objetivos de su organización y generar el medio ambiente adecuado en el proyecto para cumplirlos exitosamente”. Peter Drucker 1993
¿Qué hace al director de proyectos un líder?
- Entrenamiento
- La visión
- Seguidores.
¿Cuáles son las funciones de liderazgo de un director de proyecto? Responsabilidad, integridad, motivación e inspiración. “Para lograr el éxito de un proyecto es imprescindible que el director del proyecto gestione en forma adecuada al equipo de trabajo”. P. Lledo 2010. “Un buen director de proyectos comprende rápidamente el problema e implementa las soluciones correctas con gran capacidad para adaptarse a los cambios”. P. Lledo 2010
¿Cuál es el rol del director de proyectos?
| Área del conocimiento | Rol del director de proyectos |
| Integración | Plantear estrategias y procesos adecuados a cada proyecto. |
| Alcance | Distribución efectiva de recursos. |
| Tiempo | Estimación confiable de plazos predecibles. |
| Costo | Eficiencia y control de procesos y recursos. |
| Calidad | Asegurar que el producto cumple con las especificaciones y que el proyecto entrega lo solicitado por el cliente. |
| Recursos humanos | Formación y desarrollo de equipo de alto rendimiento comprometidos con su visión. |
| Comunicación | Efectiva. |
| Riesgo | Maximización de oportunidades, cultura de prevención, y mitigación adecuada de impactos. |
| Adquisiciones | Contratos ganar-ganar. |
¿Qué es una PMO? La oficina de gestión de proyectos es una entidad de la organización que facilita la dirección centralizada y coordina proyectos. Los principales roles de la PMO son los siguientes:
- Proveer metodología te dirección de proyectos.
- Proveer políticas, normas y plantillas para la dirección de proyectos.
- Dar soporte para la gestión de proyectos.
- Formar y capacitar a los directores de proyectos.
- Asignar directores de proyectos.
- Priorizar proyectos.
- Responsable por el éxito o fracaso de los proyectos.
Responsabilidades de la PMO:
- Gestionar las relaciones entre los proyectos.
- Asignación y gestión de recursos.
- Terminación de proyectos.
- Monitorear el cumplimiento de políticas organizacionales.
- Recopilar lecciones aprendidas.
- Centralizar la comunicación entre proyectos.
- Priorizar proyectos.
- Ser un interesado Stakeholders
¿Quiénes son los interesados del proyecto?
Son las organizaciones o personas que participan activamente en el proyecto y cuyos intereses se ven afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables (PMBOK). Por ejemplo, los interesados pueden ser: la comunidad, empleados, accionistas, clientes o grupo de interés. Los interesados del proyecto son importantes por su influencia, poder e intereses.
¿Cómo gestionamos su influencia en el proyecto?
- Identificar a todos los interesados Stakeholders del proyecto.
- Determinar sus necesidades y expectativas.
- Comunicarse con ellos.
- Gestionar su influencia.
- Los interesados se identifican a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, pero en especial en las etapas de iniciación.
Influencia de los interesados.
Marco conceptual de la administración de proyectos.
- Estándar: modelo o patrón adoptado por consenso y aprobado por un cuerpo reconocido que proporciona, para uso común y repetido, reglas, pautas o características para actividades o sus resultados, orientado a lograr el óptimo grado de orden en con en un contexto determinado.
- Interesados: personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectado de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus productos.
- Líder: persona que tiene la habilidad de inspirar a las personas para animarse a ir más allá de sus capacidades, haciendo posible que un grupo de personas comunes logren resultados extraordinarios.
- Liderazgo: una serie de cualidades que al ser combinadas resultan en la generación de seguidores.
Glosario Básico en la Administración de proyectos
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