IMPORTANCIA DEL CONTROL DE PROYECTOS | CONCEPTOS CONTROL PROYECTOS | CONTROL DE PROYECTOS DEFINICIÓN | SEGUIMIENTO Y CONTROL DE UN PROYECTO | SEGUIMIENTO Y CONTROL DE PROYECTOS PMBOK IMPORTANCIA DEL CONTROL DE PROYECTOS

La implementación de un plan de un proyecto engloba dos categorías generales de actividades:

• Ejecución
• Monitoreo y Control

Estas actividades se llevan acabo en paralelo para:

• Completar el trabajo.
• Informar sobre el progreso.
• Mantener el proyecto en marcha.

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¿Qué es el control de un proyecto?

Son los sistemas de información y los procedimientos, que nos permiten responder a preguntas como las siguientes:

• ¿Vamos por buen camino?
• ¿Estamos dentro del presupuesto?
• ¿Cumplimos con el Calendario?
• ¿Estamos entregando lo que prometimos?
• ¿Qué Desviaciones/Variaciones existen?
• ¿Qué medidas correctivas se están tomando?
• ¿Qué lecciones hemos aprendido?

Definición PMI Procesos de Control: Aquellos que garantizan que los objetivos del proyecto se cumplan, mediante el control y la medición regular para identificar variaciones significativas en el plan y poder tomar medidas correctivas si son necesarias.

Los Principios del Control de Proyecto (PDA) son los siguientes

1-) Prevención: Evitar o al menos minimizar que ocurran variaciones.

• Inversión en planificación,
• Comunicación efectiva.
• Controlar continuamente los factores de riesgo,
• Resolver los problemas con firmeza y
• Delegar el trabajo de forma clara.

 2-) Detección (Sistema de Radar): Detectar variaciones de forma rápida.

• Sistemas de seguimiento (medición oportuna de los resultados del proyecto).
• Información sobre el rendimiento
• Reuniones de revisión.
• Comparar los resultados reales con la línea de base,
• Una variación puede aplicarse a cualquiera de los factores críticos de éxito.

 3-) Acción: “La detección de una variación debe poder activar una respuesta apropiada y oportuna.” Los tres tipos de acción más comunes son:

• Las acciones correctivas.
• Los procedimientos de control para cambios.
• Las lecciones aprendidas.

Conceptos Fundamentales de Gestión para el Control del Proyecto

Para establecer un sistema de control se debe de considerar.

• Centrarse en las prioridades: Saber lo que es importante para el proyecto y para la organización.
• A escala del proyecto: sistema de control diseñado a la medida del tamaño del proyecto.
• Piense en el “proceso”: Entradas, Herramientas y salidas
• Invertir en una planificación concienzuda: Si el proyecto está bien definido el trabajo está planificado completamente, menor esfuerzo para controla el proyecto.
• Considerar la Cultura Organizacional: La implementación gradual de procedimientos de control del proyecto.
• Establecer las Expectativas: Cada miembro del equipo comprende lo que se espera del proyecto y de su función individual. Esperarse cambios: Planificarlos y gestionarlos adecuadamente.
• Sea constante: Medir e informar sobre el rendimiento del proyecto siguiendo una base constante y regular. Establecimiento de una cultura de responsabilidad.
• Preste atención con anterioridad: Desde un comienzo. Si un proyecto se desfasa en 15% al inicio (antes de un 30% de ejecución) nunca se recupera esta variación (Recomendación Según DOD)

Técnicas Altamente efectivas para el control de proyecto.

• Paquetes de trabajo pequeño: Es mucho más fácil detectar una tarea retrasada o con problemas.
• Líneas de base: Principio fundamental de control. Medir e informar sobre el rendimiento en relación a esta.
• Reuniones de estado: Ayudan a mantener la honestidad, responsabilidad y atención de todos.
• Criterios de finalización: La compresión inicial aumenta la productividad, reglas claras de los que se debe entregar.
• Revisiones: Asegurar la calidad y la gestión de expectativas. Ciclo revisión – reacción – corrección.
• Hitos y puntos de control: Puntos importantes para parar, informar, revisar, confirmar y verificar que el proyecto cumple su misión.
• Requisitos de seguimiento: Controlar tanto el alcance como las expectativas (Matriz de seguimiento), mantiene la vista sobre cada requisito y barrera ante nuevos requisitos.
• Cierres Formales: Establecimiento formal de revisión y aceptación de entregables. Mantiene las expectativas alineadas y minimiza las disputas.
• Auditor de la aseguración de la calidad independiente: Técnica de revisión. Componente de un plan de aseguramiento de la calidad. Puede centrarse en entregables, procesos de trabajo o las actividades de gestión de proyecto.

Informes de Rendimiento

Otro factor clave en el control de proyectos es la medición y la información del rendimiento. “Medición e información sobre el rendimiento”

Algunos principios:

• Responder a las tres preguntas grandes: ¿Cómo estamos? (factores críticos de éxito), ¿Qué variaciones existen?, ¿Qué las ha provocado?  ¿Qué vamos hacer con ellas? ¿Ha cambiado la previsión?
• Medir a partir de la línea base acordada: Deben de establecerse las líneas bases de rendimiento.
• Pensar en “Visual”: Uso de gráficos, calendarios e indicadores de semáforo.
• Pensar en una página de resumen: Hacer primero un resumen y luego mayor detalle.
• Resaltar logros: Herramienta de relaciones públicas (interesados del proyecto)
• Mostrar las previsiones: Recordar y mostrar el calendario previsto y las mediciones de los costos
• Resaltar los problemas principales, los riesgos y las peticiones de cambio.
• Evitar sorpresas.
• Frecuencia Adecuada: La recopilación de información rápida y frecuente para que sea útil y relevante.

Respuesta a las Variaciones

“La primera meta del sistema de control de proyectos es evitar cualquier variación relevante. Se debe realizar una detección rápida y proveer una respuesta apropiada a dichas variaciones.” Opciones como respuesta a variaciones:

• Emprender acciones correctivas: Aumento de recursos, cambios de proceso, fortalecer el rendimiento individual, comprimir el calendario.
• Ignorarla: Cuando son pequeñas variaciones.
• Cancelar el proyecto: Asunciones importantes resultaron falsas, o factores críticos poseen tolerancias muy bajas a posibles desviaciones.
• Reestablecer las líneas base: Cuando la variación no puede ser eliminada y se replantea según lo requerido.

Desafíos Comunes del control de proyectos

• Logística de contabilización de tiempo y costos: Como se informa sobre tiempos, costos y la rapidez en que se consiguen estos datos.
• Reservas del jefe de proyectos: Reacio a pedir informes sobre el nivel de tiempo, sobrecarga de trabajo.
• No hay control de cambios: falta de procedimiento.
• No hay criterios de finalización claramente establecidos: Posibilidad de re trabajo o sobre procesos
• No hay líneas de base (o solamente existe una): No hay conque comparar (no es suficiente solamente 1).
• No hay seguimiento de requisitos: se puede sufrir errores en el alcance.
• Falta de constancia: Cuando el control no se implementa constantemente es difícil detectar o controlar las variaciones.
• Medir el progreso en forma precisa: Cuando la definición del trabajo es vaga, no hay criterio de finalización definidos
• Impacto del trabajo oculto: Cualquier esfuerzo realizado en un trabajo sin identificar.
• Equipos disgregados: Se vuelve difícil obtener información detectar problemas, medir el progreso del trabajo y asegurar la comprensión de las expectativas del trabajo.

Lecciones de las recuperaciones de Proyectos

Una recuperación de proyecto es un intento de darle vuelta a un proyecto fallido. Lo primero que la directiva hará para recuperar un proyecto, es asegurarse de que hay un jefe de proyecto efectivo.

• Validar al mismo PM.
• Remplazarlo.

Trabajos de recuperación de proyectos:

• Revisar los principios de planificación: Establecer las prioridades y los objetivos, clarificar los criterios de aceptación.
• Reestablecer las líneas de base: Según los cambios requeridos, variaciones, etc…
• Comprobaciones frecuentes del estado. Puntos de control mucho más frecuentes.

Lecciones de las recuperaciones de Proyectos

• Resolución agresiva de problemas
• Garantizar la calidad
• Aumentar el seguimiento y responsabilidad

Conceptos Fundamentales del Control de Proyectos

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