CALIDAD EN LOS PROYECTOS

Pasos para la Gestión de Calidad en Proyectos

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Calidad en los proyectos es convertir las necesidades y requisitos de los interesados en una exigencia permanente de cumplimiento en el proyecto. 

Diferencia entre Calidad y Grado

  • Grado: es el cumplimiento de las especificaciones técnicas de un producto.
  • Calidad: es cuando se cumple o se sobrepasan las expectativas de los interesados, generando satisfacción en ellos.

¿Cómo ejecutar un proyecto de calidad?

Procesos de la Gestión de la Calidad:

  • Planificación de la calidad: ¿Cuáles son las expectativas y como las cumpliremos?
  • Aseguramiento de calidad: ¿Qué activos de los procesos de la organización se utilizaran para cumplir los objetivos de calidad?
  • Control de calidad: El monitoreo constante de las actividades y de los entregables. 

Planificación de la calidad – proyectos

El desarrollo del plan de calidad debe considerar:

  • La triple restricción.
  • Costos asociados al plan.
  • Factores ambientales de la empresa.

Los resultados de la planificación de la calidad se pueden resumir en dos hitos:

  • Plan de calidad.
  • Métricas de calidad.

Estas generan dos subproductos:

  • Listas de control de calidad.
  • Línea base de control de la calidad.

En este tema específico de los costos en la planificación de la calidad, se deben considerar:

  • Costos por cumplir las expectativas de calidad, incluyendo los costos por capacidades y procesos de gestión interna de la calidad y también costos de supervisión de la calidad en el proyecto.
  • Además los costos por fallas internas como acciones correctivas y los costos por fallas externas como multas y perdidas de prestigio.

Aseguramiento de la calidad en proyectos

  • ¿Cómo se asegura la calidad? – Con Auditorias de calidad y análisis de procesos
  • ¿Cuál es la diferencia con el control de la calidad?
  • ¿De qué forma se ejecuta? – Con metodos Kaizen y administración LEAN de proyectos.

Control de la calidad

  • Medir, medir, medir y luego recuerde lo que midió.
  • ¿Cómo podemos ejecutar el control de calidad? -A través de las siete herramientas de Ishikawa

Herramientas útiles para el control de calidad en los proyectos

Para ponerlas en practica primero se debe priorizar cual de todas se puede utilizar. Cuando tenemos que llegar a resultados que describan el problema en términos de ¿que? ¿como? ¿cuando? ¿donde? ¿quien? etc. tenemos herramientas como la hoja de inspección, gráfica de Pareto, gráfica de desarrollo, histograma y la gráfica de pastel.

Cuando queremos descubrir que problema será tratado primero, priorizar y si es necesario elaborar un cuadro completo de todas las posibles causas, tenemos la hoja de inspección, diagrama causa efecto y lluvia de ideas.

Todas estas herramientas son complementarias. La información que ofrecen algunas, perfectamente puede ser el inicio para el análisis que utilizaremos en la siguiente herramienta. En ningún momento es suplementario y esto lo debemos de tener muy en cuenta.

Los puntos a considerar en el procesamiento de datos son los siguientes:

  • No obtener cantidad sino calidad en la información.
  • La recolección y uso adecuado de los datos reduce un en gran medida conflictos interpersonales que tienen lugar en los grupos.
  • Tener datos equivocados puede ser peor que no tenerlos.
  • Los datos deben obtenerse consistentemente
  • Cada documento de recolección y síntesis de datos deberá ser identificado.
  • Se mantendrán los gráficos simples y claros, de tal forma que el mensaje sea sencillo al observador.

Check-list

¿Que es el Check-list o hoja de verificación? La hoja de verificación es una forma que se usa para registrar la información en el momento en que se esta recabando. Esta forma puede consistir de una tabla o gráfica donde se registre analice y presente resultados de una manera sencilla y directa. Tenemos varios ejemplos de Check-list, por ejemplo, el que ocurre cuando se nos presenta en un restaurante la pregunta acerca de la satisfacción.

7 Herramientas básicas de calidad Análisis

El Check-list sirve para proporcionar un medio para registrar de manera eficiente los datos que servirán de base para subsecuentes análisis. Proporciona registros históricos que ayudan a percibir los cambios en el tiempo. Facilita el inicio del pensamiento estadístico ayuda traducir las opiniones en hechos y datos. Se puede usar para confirmar las normas establecidas.

Es importante saber que no es adecuado tener preguntas abiertas, es ideal tener un si o un no. Hay que ser claros acerca de la información que debemos recabar, recordemos que la principal función del Check-list es tabular los datos para tener la información.

Diagrama de Pareto

El diagrama de Pareto es una gráfica de barras que ilustra las causas de los problemas por orden de importancia y frecuencia (porcentaje) de aparición, costo o actuación. El diagrama de Pareto permite además, comparar las frecuencias, costos y actuación de varias categorías de un problema. Éste diagrama llamado de esta manera por un matemático italiano quién descubrió la siguiente relación: que el 80% de las causas tienen un 20% en los efectos de los problemas. Una relación que es aplicada en casi todos los aspectos de la vida. Por eso es este tipo de Pareto es conocido como el 80 20

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Diagrama de Pareto Gestión de calidad en proyectos

El diagrama de Pareto fácilmente nos da la información de cuáles son nuestros problemas principales. Como organización no debemos de gastar energía en problemas que no tienen demasiada importancia y que no representen una prioridad. Se debe de implementar cuando las causas o categorías de un problema se puedan cuantificar. Cuando un equipo de trabajo necesite identificar las causas y categorías más significativa de un problema o cuando necesite decidir sobre cuáles causas trabajar primero.

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El diagrama de Pareto ofrecen las siguientes ventajas:

  • Canaliza los esfuerzos hacia los pocos vitales, es decir, hacia esos problemas importantes que tienen la organización.
  • Ayuda a priorizar y señalar la importancia de cada una de las áreas de oportunidad.
  • Es el primer paso para la realización de mejoras,
  • Se aplica en todas las situaciones en donde se pretende efectuar una mejora, en cualquiera de los componentes de la calidad total: la calidad del producto, servicio, costos, entrega, seguridad y moral.

El histograma

Es una descripción gráfica de los valores medidos individuales de un paquete de información y que está organizado de acuerdo a la frecuencia relativa y frecuencia de ocurrencia. Los histograma ilustran la forma de la distribución de valores individuales en un paquete de datos en conjunción con la información referente al promedio y variación. Debemos de implementarlo para desplegar la distribución de datos en barras gráfica, dando el número de unidades de cada categoría. Para adentrarse en la naturaleza de la variación del proceso. Por ejemplo, determinar si sólo una variación está presente.

La forma de un histograma depende de la distribución de las frecuencias absolutas de los datos. La información que se necesita debe ser clara, para poder tener la información en el histograma de la forma más normal posible, cuando la información está bien planteada puede ocurrir un sesgo, que proporciona una información adecuada.

Histograma

Diagrama de correlación

Proporciona la posibilidad de reconocer relaciones causa o efecto. Hace fácil el reconocimiento de correlaciones y ayuda a determinar relaciones dinámicas o estáticas (de mediciones). Sirve para mostrar la relación entre dos factores cambiantes, mientras un factor aumenta su valor el otro factor disminuye, aumenta o simplemente muestra un cambio. Una relación sólo puede ser descubierta mediante la comprensión del proceso y la experimentación diseñada. Esta técnica explora la relación entre una variable y una respuesta para probar la teoría de que una variable puede influir en la forma en que una respuesta cambia.

El diagrama de control

Sirve para examinar un proceso que se encuentra en una condición estable o para indicar que el proceso se mantiene en una condición inestable. Es el que permite ver si nuestros procesos son estables o no, si estamos dentro de los parámetros establecidos para buscar ese control.

Proporciona un método estadístico adecuado para distinguir entre causas de variaciones comunes o especiales mostradas por los procesos. Promueve la participación directa de los empleados en el logro de la calidad, sirve como una herramienta de detección de problemas.

Tipos de Gráficas de Control

Existen también los tipos de gráficos de control donde tenemos la variable XR o XS:

Herramientas básicas calidad Análisis
Gestión de calidad en proyectos

La gráfica de control se subdividen en grupos, se relaciona estrechamente con la determinación de los límites de control. Se dice que un proceso está bajo control cuando no muestra ninguna tendencia o comportamiento anormal y además ningún punto sale fuera de los límites si se trata de menos de 35 muestras. Entre 30 y 35 muestras en estadística está aceptable.

Diagrama de corrida

Muestra algunas tendencias. Si existe una tendencia, el trabajo será identificar qué aspectos pudieron existir en ese momento, se deben de tomar las decisiones en base a las investigaciones que se hagan. Si el patrón se vuelve predecible, el patrón no es natural y debe tener una causa asignable. Pueden existir muchas causas:

  • Agrupamiento
  • Cambio gradual de nivel, Cambio repentino de nivel y Cambio sistemático
  • Ciclos
  • Estratificación
  • Inestabilidad
  • Interacción
  • Mezcla estable
  • Mezcla inestable
  • Saldo o abortos
  • Tendencias continuas y tendencia variables
Herramientas básicas calidad Análisis
Herramientas Básicas de calidad Análisis

Cuando existen puntos fuera de control en la gráfica X (El Rango debe de estar bajo control). Esto puede darse por un error en las mediciones, error al graficar, cambio de escala, proceso incompleto u omitido.

Cuando hablamos de la gráfica de rango (R) puede haber un proceso incompleto u omitido, error al graficar, error de operación (al restar) y error de medida.

Cuando hablamos de la gráfica (P) puede haber variación en el tamaño muestral o toma de muestra de una distribución totalmente distinta.

Tendencias continúas gráfica de corrida

En la grafica R: La tendencia creciente puede ser por material desgastándose gradualmente o desgaste en el equipo. La tendencia decreciente puede ser por una curva de aprendizaje, mantenimiento del equipo, control de procesos en otras áreas.

En la gráfica X: puede ser por el deterioro en los instrumentos de medición, envejecimiento del equipo, cambios estacionales (humedad, lluvia), variables humanas, fatiga del empleado, cambio gradual de estándares o cambio gradual de los lotes.

Diagrama de IshiKawa

Diagrama que muestra la relación sistemática entre un resultado fijo y sus causas. Es útil en la identificación de las posibles causas de un problema y representa las relaciones entre algunos efectos y sus causas. En un ambiente no manufacturero las categorías de causas potenciales incluyen políticas, personal, procedimientos y planta (las cuatro P).

Herramientas básicas calidad Análisis
Diagrama de IshiKawa Análisis

En el análisis de variabilidad del diagrama de IshiKawa se enumera primero una lluvia de ideas, donde se exponen muchas causas que pudieron tener ese efecto. Una vez que esas causas son expuestas, son colocadas en cada una de las espinas de pescado y luego se enumeran para poder darle prioridad, para trabajar y atacar las principales tratando de reducir el efecto

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Etapas del Diagrama de IshiKawa

El diagrama de IshiKawa en conjunto con los demás procesos puede proporcionar la información adecuada. Éste sistema es utilizado en el ambiente manufacturero y en ambiente no manufacturero. Se recomienda que el diagrama de IshiKawa sea un análisis de procesos por etapas para tener una mejor visión de los problemas.

Herramientas básicas calidad Análisis
Diagrama de IshiKawa Gestión de calidad en proyectos

Ayuda a determinar el tipo de datos, con el fin de confirmar si los factores seleccionados fueron realmente las causas del problema. Para poder prevenir problemas cuando se detectan causas potenciales, éstas pueden prevenirse si se adoptan controles apropiados. Muestra la habilidad profesional que posee el personal encargado del proceso, entre más alto sea el nivel mejor será el diagrama resultante. Como conclusión, en si este diagrama representa la calidad del personal que lo ejecuta, por eso se debe de utilizar siempre que se pueda, ya que, quedará claramente la idea de las personas que han participado en su construcción.

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Diagrama de causa y efecto

Pasos en la calidad de proyectos

Diagrama de control

Pasos en la calidad de proyectos – Diagrama de Control

Histograma

Pasos calidad proyectos
HISTOGRAMA

Diagrama de flujo

Pasos calidad proyectos
DIAGRAMA DE FLUJO

Ley de Pareto

  • Ley del 80 20 piensa exclusivamente en el 20% de las actividades y delegue el 80% restante.

Diagrama de tendencia

Pasos calidad proyectos
DIAGRAMA DE TENDENCIA

Diagrama de dispersión

Pasos calidad proyectos
DIAGRAMA DE DISPERSION

¿Cómo tener éxito en los proyectos?

Después del furor causado por la administración de la calidad total TQM, desarrollada en los años 1960, se previene el nacimiento de una generación de clientes más exquisitos, con mucha más demanda de productos de calidad y aún menor costo.

Six Sigma.

  • Es un profundo y flexible sistema para lograr, sustentar y maximizar el éxito del negocio.
  • Método altamente técnico usado por ingenieros y estadísticos para afinar productos y procesos.
  • La meta de la casi perfección en la satisfacción de las necesidades del cliente.
  • Sólo 3.4 defectos por cada millón de actividades u oportunidades.
  • Cambio cultural para posicionar una compañía para la máxima satisfacción al cliente, rentabilidad y competitividad.
  • Reducción de defectos.
  • Cambio cultural dentro de la gestión de proyectos.
  • Desarrollo de productos y servicios únicos mientras se ejecutan proyectos.
  • Six Sigma = TQM en esteroides.

Claves para el éxito del Six Sigma

  • Desarrollar nuevos productos.
  • Mandar el mensaje rápido y más barato.
  • Contestar inmediatamente.
  • Pensar fuera de la caja.

Temática diaria en la ejecución de proyectos a través del Six Sigma:

  • E- commerce.
  • Planteamiento de recursos.
  • Cadena de suministros de proyecto. (Incoterms por ejemplo).
  • Sistema administrativo para relación con cliente.
  • Costeo basado en actividades.
  • Globalización.
  • Justo a tiempo.

¿Qué implementar del Six Sigma?

  • Identificar procesos e interesados claves.
  • Definir los requisitos del cliente.
  • Medir la ejecución real y analizar.
  • Priorizar e implementar mejoras.
Administración LEAN de proyectos

Esta filosofía del pensamiento se basa en tres elementos:

  • Eliminar las pérdidas por demoras e ineficiencias en los procesos internos del proyecto.
  • Prevenir y eliminar fallas.
  • Buscar la perfección.

Existen cinco principios básicos de la administración LEAN de proyectos:

  • Especifique el valor de cada proyecto desde el punto de vista del cliente.
  • Determinar el flujo de valor.
  • Eliminar obstáculos al flujo de valor.
  • Permitir al cliente que traiga valor del equipo de proyectos.
  • Buscar permanentemente la perfección.

La administración línea de proyectos necesita:

  • Un correcto manejo del tiempo.
  • Reuniones programadas exactamente.
  • Hacer del cliente un participante más.
  • Mantener la información necesaria y oportuna.
  • Eliminar la burocracia.

Los 10 mandamientos de la administración lean: no agregar desperdicios.

  1. Honrarás los entregables al cliente.
  2. No perder el tiempo en reuniones.
  3. No revisar diseños en vano.
  4. Levantarás las etapas tradicionales.
  5. Codiciarás los métodos visuales.
  6. No matarás los métodos estándares.
  7. No provocarás largas esperas.
  8. No olvidarás la cadena crítica.
  9. Santificarás los proyectos prioritarios.
  10.  Proyectos ágiles a través del liderazgo.

Proyectos agiles a través del liderazgo

  • Preparamos el camino del flujo continuo.
  • Entregamos resultados comprometidos con las expectativas del cliente.
  • Esperamos lo incierto.
  • Fomentamos la creatividad y la innovación.
  • Compartimos responsabilidades.
  • Mejoramos la eficiencia a través de estrategias correctas de ejecución.

Términos que se deben de utilizar como director de un proyecto ágil:

  • Dejemos la basura por fuera y sigamos con poca carga.
  • Tenemos trabajo que hacer, no hay tiempo que perder.
  • No tengo temor a las contingencias, porque he prevenido los riesgos.
  • El resultado hasta ahora es….
  • El objetivo último es….

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….

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