ADMINISTRACIÓN DECISIONES | TOMA DE DECISIONES | PROCESO DE TOMA DE DECISIONES | MODELO DE TOMA DE DECISIONES | IMPORTANCIA DE LA TOMA DE DECISIONES | ETAPAS DE LA TOMA DE DECISIONES | TOMA DE DECISIONES EN UNA EMPRESA | NIVELES DE TOMA DE DECISIONES EN UNA ORGANIZACION

Objetivos

• Definir la administración de decisiones.
• Identificar las características del proceso de toma de decisiones.
• Explicar las condiciones en que se toman las decisiones.
• Estudiar el ciclo del proceso de administración de decisiones y puntualizar sus pasos.

Toma de Decisiones

Peter Drucker, el padre de la administración moderna dijo: “Todo lo que un gerente hace, lo hace a través de la toma de decisiones”.

Todo y cada uno de nosotros durante todos los días, a toda hora, debemos tomar decisiones.  Estas decisiones pueden ser de gran importancia o pueden ser relativa en nuestra vida. Por eso el administrador de programas sabe de qué el proceso de administración de decisiones es un proceso fundamental para su gestión y ésta requiere mucha responsabilidad y se ejecuta con mucha frecuencia. Por eso es el estudio de la administración de decisiones en esta clase.

¿Qué implica la toma de decisiones? La toma de decisión implica la selección de un curso de acción, entre dos o más posibles alternativas, con el fin de llegar a una solución para un problema dado.

Las decisiones generalmente se implementan para resolver un problema o una situación.

Características del Proceso de Toma de Decisiones

• Es un proceso continuo. Siempre se requiere tomar decisiones.
• Es un proceso analítico. Requiere una adecuada recopilación de información al problema o situación. O sea, necesitamos recopilar la información analizarla y procesarla para poder determinar las alternativas.
• La calidad de la decisión, depende del detalle y precisión de la información. O sea, que entre más detallada y precisa sea la información, mejor va a ser la calidad de la decisión y así también va a ser el resultado (cierto para situaciones de baja ambigüedad).
• La efectividad de la decisión depende del grado y nivel de involucramiento de los interesados claves. O sea, es muy importante involucrar a todos los interesados del programa y del proyecto en el proceso de toma de decisiones.

La Administración de Decisiones va más allá de las tomas de decisiones. También establece un proceso por el cual se da retroalimentación para verificar el alcance logrado por la decisión tomada.

¿Qué quiere decir esto? Que la administración de decisiones es la toma de decisiones y la implementación de la decisión.  La implementación de la decisión conlleva la ejecución de la alternativa y también establece un control para determinar si el resultado obtenido satisface la decisión que se planeó tomar o satisface el problema que la solución busca.

Incertidumbre Vs. Ambigüedad

Hay dos elementos importantes en el proceso de la toma de decisiones, la incertidumbre y la ambigüedad.

• Incertidumbre se refiere a la falta de información, dificultad de predecir la relación causa y efecto, impide predecir resultados basados en objetivos identificables.
• Ambigüedad es el número de posibles soluciones, sin una opción clara.  Las soluciones pueden ser interpretadas o vistas en más de una forma.

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Condiciones en las que se toman las Decisiones

Estas dependen del grado de ambigüedad e incertidumbre que se presente en la situación.

Un ejemplo de baja ambigüedad y alta incertidumbre, puede ser la aplicación de una nueva tecnología dentro de una organización. Se conoce la nueva tecnología, pero todavía no se conoce el impacto que va a tener la nueva tecnología en la organización.

Ciclos del Proceso de Administración de Decisiones

El proceso de administración de decisiones se puede descomponer en dos ciclos:

Ciclo de aprendizaje (toma de decisiones)	Comprensión de la situación problema y desarrollo de opciones viables para realizar una elección de las alternativas.
Ciclo de desempeño (proceso de acción)	Implementación de la decisión y revisión del resultado obtenido, se retroalimenta información para determinar si el resultado fue satisfactorio. De no ser así, se inicia nuevamente el proceso.

Todo comienza con una presión de cambio, que puede ser un problema o una situación y esto da inicio al ciclo de aprendizaje, que es donde se empieza a conocer la situación, se genera la alternativa y este ciclo termina con una elección de alternativa. Luego comienza el ciclo de desempeño que es donde se implementa la alternativa y está el proceso de control, en el cual se determina el resultado, si ha sido satisfactorio. Si éste ha sido satisfactorio, se genera un entregable y se finaliza el proceso, de no se ser así, continúa el proceso.

Proceso para la Toma de Decisiones

Ciclo de aprendizaje

Generalización de Sentido (Racionalización)	•Entendiendo la situación/problema, identificación y/o clarificación de la situación /problema.
Idealización	•Evaluación, combinación y desarrollo de alternativa, generadas durante la identificación de ideas, para crear opciones viables de donde priorizar y luego escoger.
Elaboración	•Evaluación, combinación y desarrollo de alternativas, generadas durante la identificación de ideas, para crear opciones viables de donde priorizar y luego escoger.
Eleección	•El acto de seleccionar la mejor alternativa.

Ciclo de desempeño

Planeación	•Determinar cómo será implementada la alternativa seleccionada.
Ejecución	•Implementación de la alternativa, convertir la decisión en acción efectiva.
Control	•Evaluación y control del resultado obtenido por la decisión, retroalimentación de la información para un realineamiento estratégico si es requerido.

Motivos Generales para la Toma Inadecuada de Decisiones

De estudios realizados a cinco empresas, se ha logrado determinar de que existen cinco motivos generales para para la toma inadecuada de decisiones.

1. Información errónea y/o incompleta. Como dijimos desde un principio, la calidad de la decisión depende de la calidad de la información. Y esto está directamente ligado de resultados que vamos a tener.
2. Pobre razonamiento.  Tiene que ver con una mala comprensión de la situación o problema.
3. Asunciones erróneas o no reales.
4. No tomar en cuenta los riesgos y limitaciones. Esto sería del problema o la situación y también de la resolución que se tome. No entender cuáles son los riesgos y las limitaciones que se pueden presentar de la solución planteada.
5. Mala implementación. Es el que con más frecuencia se da. Esto quiere decir, por ejemplo, que si nosotros tomamos una decisión correcta y adecuada, pero la implementamos mal, vamos a tener un mal resultado.

Ciclo del proceso de Administración de decisiones

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Herramientas Tecnológicas Educativas -Docencia

DECLARACIÓN VARIABLES DIAGRAMA SAGITAL | VARIABLES Y CATEGORIAS DE INVESTIGACION EJEMPLOS | CATEGORIAS Y VARIABLES EN INVESTIGACIÓN | VARIABLES EN UNA INVESTIGACION EJEMPLOS | EJEMPLOS DE CATEGORIAS DE ANALISIS EN INVESTIGACION CUALITATIVA

Con el fin de sustentar este trabajo de investigación de la Gestión del Programa de Apoyo a la Reforma de la Administración y a la Calidad de los Servicios Públicos, se definen las variables dependientes e independientes.

Ejemplo de declaración de variables de un proyecto

Variable dependiente:

• Y1: Diseñar una propuesta de mejora.

Variables independientes:

• X1: Sistema de adquisiciones.
• X2: Satisfacción de los beneficiarios
• X3: Alcance
• X4: Riesgos
• X5: Beneficios del programa

Tabla de Congruencia Metodológica

En este apartado se presenta la congruencia metodológica del planteamiento del problema con sus objetivos y preguntas de investigación.

Título de la Investigación	Objetivo General	Objetivos Específicos	Preguntas de Investigación
La Gestión del Programa de Apoyo a la Reforma de la Administración y a la Calidad de los Servicios Públicos	Realizar un diagnóstico del Programa de Apoyo a la Reforma de la Administración y a la Calidad de los Servicios Públicos, mediante indagaciones acerca del Sistema de Adquisiciones, Satisfacción de los beneficiarios, Alcance, Riesgos y Beneficios del Programa; con la finalidad de diseñar una propuesta de mejora.	O1. Verificar la gestión del sistema de adquisiciones en el programa con el fin de comprobar su funcionamiento con las normativas. O2. Determinar el nivel de satisfacción de los beneficiaros de este programa. O3. Determinar el alcance del programa de acuerdo a la planificación. O4. Identificar la metodología para la administración de los riesgos. O5. Enumerar los beneficios del programa. O6. Diseñar una propuesta de mejora para la buena gestión del programa.	P1. ¿Cuál es el nivel de cumplimiento en la gestión de las adquisiciones? P2. ¿Qué nivel de satisfacción tienen los beneficiarios del programa? P3. ¿Qué parámetros se utilizan para determinar el alcance del programa? P4. ¿Cuáles metodologías se utilizan para administrar los riesgos? P5. ¿Cuáles son los beneficios del programa? P.6 ¿Cuáles serían los elementos principales que deberán tomarse en cuenta para la formulación de una propuesta de mejora?

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Operacionalización de variables

En la siguiente tabla se analizan las variables independientes su definición conceptual y operacional y el análisis tanto de sus dimensiones como los indicadores, además del ítem de los instrumentos de investigación que se encargaran de responder las incógnitas.

Variable	Definición conceptual	Definición operacional	Dimensión	Indicador
Sistema de Adquisiciones	Adquisición: Según PMBOOK se revisan los contratos de compras de cualquier producto o servicio. Incluyendo el proceso de documentar las decisiones, especificar el enfoque, identificar y contratar a los proveedores, además de gestionar las relaciones de adquisiciones, monitorear la ejecución de los contratos, efectuar cambios y correcciones.	Procesos necesarios para comprar o adquirir productos, servicios o resultados necesarios fuera del equipo del proyecto	Planificación	Especificación necesidades   Documentación de requisitos   Estimación de recursos Evaluación de proveedores   Aspectos, términos y condiciones específicos
			Adjudicación del contrato	Criterios de selección   Marco Regulatorio: Convenios Internacionales   Legislación Nacional   Normativa Interna
			Administración del contrato	Monitoreo de los contratos   Control de calidad   Informes de desempeño
Satisfacción de los Beneficiarios	Análisis de beneficiarios: Se centra en la comunicación continua con los interesados para comprender sus necesidades y expectativas. Se abordan los incidentes en el momento en que ocurren. (PMBOOK,2013)	Es la percepción del usuario sobre la calidad de los servicios que reciben.	Personal calificado	Conocimiento del tema   Buen desenvolvimiento
			Ambientes adecuados	Buenas instalaciones   Espacios distribuidos
			Adecuado tiempo de atención	Reducidos tiempos de espera   Disminución de largas colas
Alcance	Según el PMBOOK se enfoca en definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto. Es todo el trabajo necesario para cumplir con los entregables del proyecto.	Incluye todos los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya solo y únicamente el trabajo requerido para completar el proyecto con éxito.	Planificación de la Gestión del Alcance	Documentar, validar y controlar.   Análisis del acta de constitución   Políticas y Procedimientos
			Recopilación de Requisitos	Documentar las necesidades y los requisitos de los interesados
			Definición del Alcance	Desarrollar una descripción detallada del proyecto y del producto.
			Creación del a WBS/EDT	Organizar los entregables y el trabajo.
Riesgos	El PMBOOK (2013) describe la gestión de los Riesgos como el proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características. La identificación se puede hacer por medio de análisis cualitativo o análisis cuantitativo.	Situaciones que impiden o dificultan que se logren algunas actividades del proyecto. Se podrán identificar cuáles son esos riesgos, a los cuales se les hará su respectivo análisis.	Métricas diseñadas para medir el riesgo del proyecto Métricas para medir los procesos y controles Controles para asegurar que las respuestas y el monitoreo son adecuados	Claves de riesgos (KRI) Claves de Rendimiento (KPI) Clave de control (KCI)
Beneficios del Programa	Conjunto de procesos y medidas para dar seguimiento y evaluación de beneficios a través del ciclo de vida del programa.	Forma cómo se sienten los usuarios al utilizar los servicios antes de ejecutarse el proyecto.	Calidad de los servicios Nivel de aceptación	Excelente, bueno, malo y muy malo Alto, medio, bajo
	Al inicio del ciclo de vida debe existir un enlace con el plan estratégico de la organización identificando de forma clara los beneficios que persiguen.		Diferencia entre lo actual y lo anterior Confiabilidad	Excelente, bueno, malo y muy malo Excelente, bueno, malo y muy malo

Administración de portafolios de Proyectos en Honduras

Declaración de Variables Diagrama Sagital

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CUADRO MANDO INTEGRAL |4 PERSPECTIVAS DEL CMI | 4 PERSPECTIVAS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL | PERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOS | CUADRO DE MANDO INTEGRAL PERSPECTIVA CLIENTE | BENEFICIOS DEL CUADRO DE MANDO INTEGRAL

El CMI es una traducción de Balances Score Card que literalmente significa “indicadores balanceados de desempeño”. Es una metodología que deriva de la gestión estratégica de la organización. Presupone una elección de indicadores que no debe ser restringida al área económica financiera.

¿Cuáles son las 4 Perspectivas del cuadro de mando?

Son las siguientes:

• Financiera
• Clientes
• Procesos Internos
• Aprendizaje y crecimiento

Época pasada:

• La ventaja competitiva mediante la especialización de las capacidades funcionales.
• Producción en cadena a bajo costo.
• Producción para mercado local.
• Largo ciclo de vida del producto o servicio.
• Fuerza de trabajo que utiliza sus capacidades físicas.
• Planes que empujan la fabricación de productos/servicios.
• Evaluación unidimensional e histórica de resultados logrados. 

Época actual:

• Ventaja competitiva mediante procesos integrados que cruzan todas las funciones.
• Oferta a segmentos de clientes.
• Competencia con las mejores empresas mundiales.
•  Anticipación, innovación y mejora continua del producto.
• Fuerza laboral que aporta valor al producto o servicio.
• Necesidades y pedidos de los clientes empujan la producción.
• Evaluación integral del movimiento hacia el futuro deseado.

El BSC traduce la Visión y Objetivos en Indicadores/mediciones del desempeño de la organización. El CMI mide y focaliza la actuación de la empresa desde cuatro perspectivas equilibradas:

• Los aspectos financieros
• Los clientes de la empresa
• Los procesos internos de la empresa
• Las personas, tecnologías de información, formación, aprendizaje y crecimiento.

Estructura del CMI

Perspectiva financiera

Se centra en el crecimiento y la rentabilidad del negocio, principalmente en el valor agregado económico. Es decir: Como generamos calor para nuestros accionistas…Tiene objetivos referidos a:

• Valor económico de la empresa
• Crecimiento de los ingresos
• Utilización de activos
• Redacción de costos
• Productividad

Perspectiva de clientes

Se centra en la orientación al cliente, principalmente en la agregación de valor para segmentos de mercados. Es decir: Como satisfacemos a nuestros clientes… Con objetivos referidos a resultados:

Perspectiva de procesos internos

Se centra en la excelencia de la operación, que crean satisfacción en los clientes accionistas. Es decir: En qué procesos tenemos que ser excelentes… Desarrolla la siguiente cadena de valor:

Proceso de innovación	Proceso de gestión de clientes	Procesos operativos	Procesos reguladores y medioambientales
-Invención. -Desarrollo del producto. -Velocidad de comercio. -Alianzas	-Servicio al cliente. -Gestión de las relaciones. -Acciones de mercadeo.	-Cadena de suministro. -Costos, tiempo, calidad. -Capacidad y productividad.	-Salud. -Seguridad. -Medioambiente. -Sociedad.

Perspectivas de aprendizaje y crecimiento

Balance en intencionalidad y medición

¿Por qué usar el Cuadro de Mando Integral?

Gestión = Planteamiento + Control.

Casi todas las organizaciones cuentan con una visión estratégica, sin embargo, son pocas las que logran convertirla en realidad. Entre los beneficios del cuadro de mando integral tenemos los siguientes:

• Alineamiento estratégico
• Integración entre los diversos niveles
• Seguimiento y control de planes
• Herramientas de comunicación, motivación e incentivo.

Ejemplo de una Cuadro de Mando Integral (CMI)

Las cuatro Perspectivas de la Empresa

• Aspectos Financieros: Con esta estrategia se pretende hacer un buen uso de los recursos financieros, tratando de reducir los costos para llegar a tener solvencia económica. Al ser una institución pública la única fuente de ingresos es por medio de la cantidad de alumnos matriculados, por lo cual para tener solvencia se debe de mantener un buen número de alumnos matriculados.

• Los clientes: Tener en claro que la institución debe de ofrecer un excelente proceso de enseñanza aprendizaje, el cual se debe de ver reflejado en los alumnos. Ofrecer educación integral de calidad, basada en valores, que se vea reflejada en la comunidad.

• Procesos Internos: Para lograr la calidad educativa que se desea se tiene que trabajar día a día con los estudiantes, explotando sus habilidades, desarrollando actividades vinculadas a la comunidad, implementando planes de estudio para mejorar los resultados académicos. Conseguir un compromiso de los docentes, administrativos y alumnos con la institución.

• Aprendizaje y Crecimiento: Para obtener mejoras y crecimiento a largo plazo se debe de contar con personal capacitado en cada área, realizando programas de aprendizaje para docentes y alumnos que mejoren el trabajo en equipo. Sabiendo que el talento humano con el que se cuenta es el motor para cumplir las metas trazadas.  Aprovechando las instalaciones, implementando tecnología que ayude la labor docente.  

Mapa Estratégico

Cuadro de Mando Integral Ejemplo

Visión: Ser un Centro de Educación Media con crecimiento sostenido, reconocido por su liderazgo y profesionalismo donde se formen alumnos, desarrollando sus habilidades, destrezas, fomentando valores cívicos, y morales; proveyendo las condiciones pedagógicas necesarias, en los que se refiere a infraestructura, personal calificado, atención especial e individualizada, para alcanzar una educación de calidad.

Misión: El Instituto es un Centro de Educación media que forma alumnos de manera integral potenciando sus capacidades, habilidades y actitudes poniendo el máximo empeño en el cultivo de valores humanos; preparándolos para ingresar al mundo laboral e insertarse en forma activa y participativa en la sociedad.

4 Perspectivas del Cuadro de Mando Integral

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GLOSARIO ADMINISTRACIÓN PROYECTOS | CONCEPTOS BASICOS DE GESTION DE PROYECTOS | QUE ES ADMINISTRACION DE PROYECTOS | GLOSARIO ADMINISTRACIÓN PROYECTOS | ADMINISTRACION DE PROYECTOS ETAPAS

¿Qué es un estándar? Documento formal que describe los métodos, normas, procesos y prácticas establecidas. El PMBOK es un estándar, producto de la generación de conocimiento a través de las buenas prácticas implementadas por profesionales de la administración de proyectos.

¿Qué es un proyecto? Es un esfuerzo temporal, de elaboración gradual, desarrollado por un equipo de Personas, cuya finalidad es la creación de productos, resultados o servicios únicos (Es temporal único y de elaboración gradual).

Administración de Proyectos ¿Qué conceptos debemos conocer antes de comenzar?

¿Qué es la administración de Proyectos? Es la aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas y herramientas a los proyectos con el objetivo de cumplir con los requerimientos específicos. El PMI divide la dirección de Proyectos en:

• 5 grupo de procesos
• 9 áreas del conocimiento
• Responsabilidad profesional y social.

¿Cómo logramos la administración de Proyectos?  La administración de proyectos se logra a través de la integración de 42 procesos comprendidos en cinco grupos.

Estructura de procesos

	Inicio	Planeación	Ejecución	Control y monitoreo	Cierre	Total
Integración	1	1	1	2	1	6
Alcance		3		2		5
Tiempo		5		1		6
Costo		2		1		3
Calidad		1	1	1		3
RRHH		1	3			4
Comunicación	1	1	2	1		5
Riesgo		5		1		6
Adquisiciones		1	1	1	1	4
Total	2	20	8	10	2	42

¿Cómo se relacionan los proyectos y la planeación estratégica? Se relacionan a traves de la cultura organizacional, estructura organizacional, factores ambientales del entorno y los objetivos estrategicos de las organizaciones.

Líneas estratégicas para la autorización de un proyecto.

1. Demanda del mercado.
2. Oportunidad estratégica o necesidad comercial.  
3. Solicitud de un cliente.
4. Adelantos tecnológicos.
5. Requisitos legales.

¿Cuáles son las restricciones más comunes en los proyectos? Si un cambio afecta una restricción, se deberá evaluar su impacto en todas las demás restricciones del proyecto.

1. Tiempo
2. Costo
3. Riesgos
4. Alcance
5. Calidad
6. Recursos
7. Satisfacción del cliente.

Administración por objetivos: Si un proyecto no está alineado con los objetivos estratégicos o no apoya una línea de acción estratégica, no será una prioridad para asignación de recursos, asistencia ni atención. P. Drucker, 1954. En el sistema MBO (ABO), los colaboradores son auto dirigidos más que comandados por un supervisor. La filosofía MBO tiene tres pasos:

• Objetivos claros y realistas.
• Evaluación periódica para verificar que los objetivos se cumplan.
• Implementar acciones correctivas.

Limitaciones del MBO:

• Agente motivador.
• Objeto de evaluación.
• Solamente funciona si hay compromiso de la alta dirección.

Ventajas de MBO motivación:

• Involucra a la gente en el proceso de conceptualización.
• Mejora la comunicación y la coordinación.
• Promueve la claridad de las metas.
• Compromiso.

¿Qué es un objetivo? El propósito a alcanzar como resultado de la implementación de un programa, proyecto o proceso

Los objetivos SMART son los siguientes:

• eSpecíficos.
• Medibles.
• Alcanzables.
• Realistas.
• Enmarcados en el Tiempo.

Lo que todo director de proyecto debe saber acerca de los objetivos.

• Los objetivos del proyecto se determinan en la fase de inicio y se afinan durante la fase de planeación.
• Los objetivos del proyecto se plasman en el Charter.
• Es responsabilidad del director de proyectos que se cumplan los objetivos.
• Los proyectos se consideran completos cuando se cumplen los objetivos.
• Una razón para darle finalidad al proyecto antes de tiempo es que los objetivos no puedan cumplirse.
• La gestión de riesgo tiene la misión de resaltar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto.

¿Quién es el director de Proyectos? Es la persona asignada por la organización ejecutante para alcanzar los proyectos los objetivos del proyecto. Un director de proyectos debe poseer las siguientes cualidades:

• Conocimientos
• Alto desempeño
• Habilidades personales
• Liderazgo
• Habilidades de comunicación
• Capacidad para negociar, para intermediar en conflictos, resolución de problemas, capacidad para influir en las personas.

“La función de liderazgo de un director de proyectos consiste en identificar los objetivos de su organización y generar el medio ambiente adecuado en el proyecto para cumplirlos exitosamente”. Peter Drucker 1993 

¿Qué hace al director de proyectos un líder?

• Entrenamiento
• La visión
• Seguidores.

¿Cuáles son las funciones de liderazgo de un director de proyecto? Responsabilidad, integridad, motivación e inspiración. “Para lograr el éxito de un proyecto es imprescindible que el director del proyecto gestione en forma adecuada al equipo de trabajo”. P. Lledo 2010. “Un buen director de proyectos comprende rápidamente el problema e implementa las soluciones correctas con gran capacidad para adaptarse a los cambios”. P. Lledo 2010

¿Cuál es el rol del director de proyectos?

Área del conocimiento	Rol del director de proyectos
Integración	Plantear estrategias y procesos adecuados a cada proyecto.
Alcance	Distribución efectiva de recursos.
Tiempo	Estimación confiable de plazos predecibles.
Costo	Eficiencia y control de procesos y recursos.
Calidad	Asegurar que el producto cumple con las especificaciones y que el proyecto entrega lo solicitado por el cliente.
Recursos humanos	Formación y desarrollo de equipo de alto rendimiento comprometidos con su visión.
Comunicación	Efectiva.
Riesgo	Maximización de oportunidades, cultura de prevención, y mitigación adecuada de impactos.
Adquisiciones	Contratos ganar-ganar.

¿Qué es una PMO? La oficina de gestión de proyectos es una entidad de la organización que facilita la dirección centralizada y coordina proyectos. Los principales roles de la PMO son los siguientes:

• Proveer metodología te dirección de proyectos.
• Proveer políticas, normas y plantillas para la dirección de proyectos.
• Dar soporte para la gestión de proyectos.
• Formar y capacitar a los directores de proyectos.
• Asignar directores de proyectos.
• Priorizar proyectos.
• Responsable por el éxito o fracaso de los proyectos.

Responsabilidades de la PMO:

• Gestionar las relaciones entre los proyectos.
• Asignación y gestión de recursos.
• Terminación de proyectos.
• Monitorear el cumplimiento de políticas organizacionales.
• Recopilar lecciones aprendidas.
• Centralizar la comunicación entre proyectos.
• Priorizar proyectos.
• Ser un interesado Stakeholders

¿Quiénes son los interesados del proyecto?

Son las organizaciones o personas que participan activamente en el proyecto y cuyos intereses se ven afectados positiva o negativamente por la ejecución o terminación del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables (PMBOK). Por ejemplo, los interesados pueden ser: la comunidad, empleados, accionistas, clientes o grupo de interés. Los interesados del proyecto son importantes por su influencia, poder e intereses.

¿Cómo gestionamos su influencia en el proyecto?

• Identificar a todos los interesados Stakeholders del proyecto.
• Determinar sus necesidades y expectativas.
• Comunicarse con ellos.
• Gestionar su influencia.
• Los interesados se identifican a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, pero en especial en las etapas de iniciación.

Influencia de los interesados.

Marco conceptual de la administración de proyectos.

• Estándar: modelo o patrón adoptado por consenso y aprobado por un cuerpo reconocido que proporciona, para uso común y repetido, reglas, pautas o características para actividades o sus resultados, orientado a lograr el óptimo grado de orden en con en un contexto determinado.
• Interesados: personas y organizaciones como clientes, patrocinadores, organización ejecutante y el público, involucrados activamente con el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectado de manera positiva o negativa por la ejecución o conclusión del proyecto. También pueden influir sobre el proyecto y sus productos.
•  Líder: persona que tiene la habilidad de inspirar a las personas para animarse a ir más allá de sus capacidades, haciendo posible que un grupo de personas comunes logren resultados extraordinarios.
• Liderazgo: una serie de cualidades que al ser combinadas resultan en la generación de seguidores.

Glosario Básico en la Administración de proyectos

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MÉTODO 5S CALIDAD | MANUFACTURA ESBELTA | 5S EJEMPLOS | HERRAMIENTAS DE MANUFACTURA ESBELTA | LAS 5 S EN ESPAÑOL | 5 S LEAN MANUFACTURING | QUE SON LAS 5 S | LAS 5 S JAPONESAS | IMPLEMENTACION DE LAS 5 S EN UNA EMPRESA | MÉTODO 5S CALIDAD

Cinco S Manufactura Esbelta: “Sistema de Producción Toyota”

Es un conjunto de herramientas para eliminar operaciones que no agreguen valor al producto, servicio a  los procesos. Aumentando el valor de cada actividad realizada y, eliminando lo que no se requiere. Reduce desperdicios y mejora las operaciones, basándose siempre en el respeto al trabajador. Una manera simple de mejorar nuestras operaciones a base de los conceptos lógicos del Sistema de Producción Toyota.

Hay que tener en mente:

• No hay proceso perfecto.
• La flexibilidad es la clave del éxito.
• El éxito es progresivo.

Sus Orígenes:

Nació en Japón inspirada en los principios del Dr. William Edwards Deming.

• Shigeo Shingo
• Taiichi Ohno
• Eiyi Toyoda
• Massaki Imai

La industria automotriz estadounidense tuvo que adoptar este sistema a fin de mantenerse competitiva, de ahí el cambiarle el nombre a “Lean Manufacturing.” Hoy, 100% de estas plantas operan bajo alguna forma de este sistema, es la única alternativa inteligente para permanecer dentro de la actividad.

Bases

• Aceptación de cambios.
• Eliminación planeada de todo tipo de desperdicio.
• Respeto por el trabajador.
• Mejora consistente de productividad y calidad.

¿Por qué adoptar el método de las 5S?

• Consideran los expertos que en  sólo 10 años las empresas que no la incorporen no les será posible subsistir.
• La globalización ha causado una mayor competitividad en todas las actividades.
• La industria reduce constantemente márgenes de utilidad para poder permanecer en el mercado.
• Cada pequeño ahorro contribuye a mejorar la economía de la organización.
• Hay que hacer el mejor uso de todos los recursos.
• El recurso humano es el más escencial de todos…

Objetivos

• Elimina: Procesos que no agregan valor
• Crea: Sistemas de producción más robustos
• Mejora: Lay-out para aumentar la flexibilidad
• Reduce: Inventario y espacios. Cadena de desperdicios

Elimina desperdicios en:

• Sobreproducción
• Exceso de inventario
• Defectos
• Procesos que no agregan valor
• Esperas
• Transporte
• Exceso de movimiento
• Creatividad no utilizada

Pensamiento esbelto

• Filosofía de vida (medio no fin).
• Buen régimen de relaciones humanas.
• Anulación de mandos, reemplazo por liderazgo.
• La opinión de todos cuenta.
• Líder (pone el ejemplo).

5 principios del pensamiento esbelto:

• Valor desde el punto de vista del cliente.
• Identifica tu corriente de valor.
• Crea flujo.
• Produzca el “jale” del cliente.
• Persiga la perfección.

Herramientas:

• 5’S
• JIT:KAMBAN
• TPM
• HEIJUNKA
• CERO CONTROL DE CALIDAD: JIDOHKA – POKA-YOKE
• ANDON
• SMED

¿En que consiste el Método de las Cinco S (5S)?

Es un programa que consiste en actividades de orden y limpieza en el lugar de trabajo, que por su sencillez, permiten la participación de pequeños grupos en toda la empresa. Los cuales, con su aporte contribuyen a incrementar la productividad y mejorar el ambiente de trabajo.

Son un conjunto de cinco palabras japonesas que inicien con la letra S:

• Seiri  (clasificar)
• Seiton  (ordenar)
• Seiso  (limpiar)
• Seiketsu  (estandarizar)
• Shitsuke  (disciplina)

Seiri:

• Mantener en los sitio lo necesario para el trabajo.
• Mantener áreas despejadas de objetos que obstaculicen el paso.
• Hacer un trabajo fácil al eliminar obstáculos. Seleccione todo lo innecesario y descártelo (copias, materiales y otros).
• Definir lo que se utiliza con frecuencia (facturas, documentos, programas, planificaciones, etc.).
• Guardar lo que se utiliza con poca frecuencia papeles documentos inservibles otros materiales etc.
• Componer los pequeños desperfectos, lo que usted si puede.

Seiton

• Clasificar, organizar, ordenar y rotular lo necesario de manera accesible y visible.
• Prevenir pérdidas de tiempo en actividades de búsqueda y transporte de objetos.
• Ordenar y definir el lugar y la posición de los documentos y de los materiales que utiliza.
• Señalice o identifique los lugares en donde los coloca.
• Evite colocar cosas en lugares peligrosos o sin identificación.

Seiso

• Comprometerse a mantener limpia su área de trabajo antes y después de su jornada.
• Revisar equipos, herramientas y máquinas, aún si esta se encuentran en buenas condiciones.
• Hacer el lugar de trabajo seguro.
• Limpiar la suciedad, polvo y basura del lugar de trabajo.
• La limpieza es de todos los días, el lugar de trabajo debe estar limpio y ordenado.
• Verifique que su uniforme esté limpio, igualmente sus zapatos y apariencia personal. El aseo y baño personal es muy importante. 

Seiketsu

• Mantenga condiciones adecuadas para aseo e higiene.
• Minimizar causas que provocan suciedad y ambiente no confortable.
• Proteger a los trabajadores de condiciones peligrosas.
• Producir sin generar desperdicios.
• Mantener el estado obtenido en las  «S» anteriores.
• Tener manos, cuerpo, oficina, cubículo y uniformes limpios todo el tiempo.

Shitsuke

• Generar un buen clima de trabajo, actuando con honestidad, respeto y ética. Fomentando buenos hábitos y modales.
• Obedecer leyes y reglamentos de la empresa y de la sociedad por convicción y no por imposición.
• Capacitación del personal en planes de mejora.
• Mantener una actitud mental positiva.

Disciplina del método:

• No se puede asegurar el logro de un objetivo si no se tiene plena seguridad de qué cada quien hace lo que debe.
• Correcto uso del uniforme y elementos de seguridad.
• Respetar estándares y normas.
• No llegar tarde ni salir antes.

Logros que se alcanzan aplicando las Cinco S

• Productividad = aprovechamiento
• Bienestar = comodidad
• Calidad = dar importancia a las cosas que realizamos
• Creatividad = dar ideas
• Entusiasmo = ánimo
• Iniciativa = hacer propuestas
• Conocimiento = conocer el trabajo que realiza
• Disciplina = orden
• Compromiso = obligación
• Satisfacción = alegría por el logro
• Comunicación = relación dos vías
• Cooperación = trabajo conjunto
• Seguridad = libre de riesgo

Estructura del programa de las cinco eses

Comité cinco «S»

Ejemplo de una buena aplicación de las cinco S en una empresa de repartición:

Seguridad

• Se observan sustancias químicas, jabón, pintura y combustible en el furgón del vehículo.
• El motor y el sistema de transmisión funcionan correctamente.
• El furgón no presenta entradas de agua, el cinturón de seguridad está en buen estado y se utiliza.
• Conoce el uso de extintores.
• Cuenta con triángulos de seguridad, juego de herramientas, llanta de repuesto en buen estado.

Orden

• Se mantiene actualizada la fotografía de antes y después.
• Toda la información debe de estar debidamente rotulada, así como los elementos de uso compartido.
• El sistema de frenos está en buen estado (manual y pedal).
• Los documentos de venta están identificados y ordenados.
• Cumple con el programa de mantenimiento preventivo, cambio de aceite, líquido de frenos y otros.
• Se mantiene actualizado el gráfico cinco S.
• Se nota aseo en el personal del departamento.
• Todo el personal está uniformado.

Departamento en general

• La oficina en general se encuentra limpia.
• Se encuentran indicios de plagas en la oficina.
• Los muebles de la oficina no presentan deterioro.
• Todos los accesorios funcionan correctamente.

Solución al ejemplo 5S

Seiri: participación de todos los empleados. Día del Seiri. Bodega del Seiri. Ganancia de espacios físicos. Reducción de compras, reutilizando piezas y repuestos.

Seiton: ordenamiento de las áreas de despacho y de talleres de mantenimiento. Ordenamiento de áreas de proceso, oficinas…

Seiso: personal comprometido con la calidad. Mejoramiento del ambiente de trabajo y seguridad. Mejoramiento de la eficacia del mantenimiento correctivo.

 Seiketsu: mantenimiento de los estándares de orden y limpieza alcanzados, mediante procedimientos documentados, rotulación, etc.

Shitsuke: auditoría cinco S. Reunión con los supervisores. Caritas 5S. Capacitación a todo nivel. Motivación al personal.

Método 5s de Calidad Manufactura Esbelta

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PROGRAMAS DESARROLLAR PROYECTOS | ¿POR QUÉ ES NECESARIO UN SOFTWARE PARA LA GESTIÓN DE PROYECTOS? | IMPORTANCIA DE LA GESTION DE PROYECTOS | PROYECTOS DE DESARROLLO DE SOFTWARE

Resumen

Chart Pro y MS Project: Programas para el desarrollo de un proyecto. Hoy en día vivimos en una sociedad en la cual se están realizando muchos proyectos de diferentes índoles. Todo proyecto que nos planteemos, para lograr ser exitoso, debe estar bien planificado y al momento de ponerlo en marcha es fundamental darle el seguimiento necesario. Para dicho seguimiento existen programas especialmente diseñados para facilitarnos este trabajo, como el MS Project o el Chart Pro.

Importancia de los Programas para desarrollar proyectos

En mi caso personal laboro en una Institución de Educación pública, en la cual no estamos exentos a realizar diferentes tipos de proyectos. El problema recae en que la mayoría de los que laboramos en esta Institución no contamos con los conocimientos necesarios sobre estos programas y a la hora de desarrollar un proyecto nos topamos con un sinfín de contratiempos, por no contar con las herramientas necesarias para ejecutarlo.

Uso de Chart Pro y MS Project en la Administración de Proyectos

Muchas veces la Secretaria de Educación ordena llevarlos a cabo sin dar ayuda alguna, simplemente le interesan los resultados obtenidos al final de los proyectos. En la Institución tenemos muchas carencias en cuanto a computadoras, se contaba con un laboratorio de Informática pero actualmente no está en uso debido al mal estado de las maquinas, a esto podemos sumarle que la mayoría de alumnos que asisten son de escasos recursos y no tienen una computadora propia.

REALIDAD SOCIAL

Hace unos 3 años la Secretaria de Educación cambio la carga académica de las carreras, con este cambio está mucho más orientada a la realización de proyectos. Ahora llevan clases como Gestión de Proyectos, Proyectos y Presupuestos, Metodología de la Investigación etc. En los planes anteriores solo los alumnos de Administración de Empresas llevaban este tipo de clases, en cambio ahora es obligatorio para todas las carreras.

Al realizar estos cambios han surgido nuevos retos para todos los docentes que impartimos estas clases, nuestra responsabilidad es impartirlas  de la mejor manera y que el proceso de desarrollo les sirva a nuestros alumnos no solo para aprobar las clases si no como experiencia para futuros retos.

«Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final identificados y se centra en alcanzar un objetivo claro, y es responsabilidad del director del proyecto llevar a este hasta la meta, basándose en unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costo y recursos, manteniendo siempre el nivel de calidad especificado.» (Planificación de Proyectos Mediante MS Project. p.3)

En lo personal me ha tocado que servir clases de Gestión de Proyectos y Proyectos y Presupuestos, aquí es donde nace mi interés por conocer más sobre el tema. En estas clases los alumnos desarrollan proyectos sobre productos nuevos para lanzar al mercado y así montar pequeñas microempresas. Para impartir las clases me he preparado leyendo libros de texto e investigando algunas cosas en internet. Pero a pesar de esto existen muchas cosas por aprender. Como Institución en general desarrollamos otros proyectos de infraestructura, Escuela para Padres, Alfabetización, Microempresas, Reciclaje, Escuelas Vacacionales etc. 

Gestión de proyecto presenta beneficios y desafíos. El equilibrio de múltiples objetivos cuando se persigue un resultado que respete una gama de límites aceptables es extremadamente importante y útil en casos reales, pero lleva años desarrollar la experiencia y las habilidades necesarias para poder lograrlo en un proyecto real. (Gestión de Proyectos, p.54)

En el desarrollo de estos proyectos como es lógico hemos tenido algunos impases, como por ejemplo; los proyectos no se ejecutan en el tiempo establecido siempre terminan un mes o dos más tarde de lo planificado, y si los terminamos a tiempo no cumplimos con todos los entregables. Otro de los problemas graves que tenemos es con lo presupuestado, en el mayor de los casos se termina gastando más.

MS Project

 Gran parte de nuestros  errores recaen el mal seguimiento que le damos y la falta de aplicación de programas que ayudan a controlar los presupuestos, a verificar como vamos con las actividades, a tener siempre claro nuestros entregables y el tiempo que tenemos para conseguirlos, sabemos quién está a cargo de cada actividad, presupuesto total del proyecto, además que nos dan un enfoque global de nuestro proyecto.

«Con Project es fácil crear y modificar un grupo de tareas para realizar sus objetivos. El software de gestión de proyectos es una herramienta inapreciable para el establecimiento de un plan de proyecto inicial. Además, Project recalcula rápidamente los planes y le permite ver como los cambios en una parte del proyecto pueden afectar al plan en Conjunto. Tareas nuevas, tareas obsoletas, fechas intermedias que afectan a otras tareas, o la disponibilidad irregular de un recurso podrían pasar inadvertidas; pero con Microsoft Project puede mantenerlo todo bajo control. Además permite generar información para mantener a todos los que tienen que estar informados en forma rápida y efectiva.» (Planificación de Proyectos Mediante MS Project. p.6)

En todos estos proyectos sería de gran ayuda implementar el uso de estos programas, esto le facilitaría el trabajo a la persona encargada del proyecto y así todos los demás que colaboramos tendríamos claro cada una de las funciones que nos corresponden.

Chart Pro y el MS Project

En mi Institución de trabajo no contamos con  ningún programa que nos ayude en el control y dirección del proyecto, pero ahora que conozco de la existencia de estos, veo indispensable hacer uso de ellos.

Específicamente en las clases que imparto, estaré orientando a mis alumnos a utilizar programas como el Chart Pro y el MS Project, realizando en estos la EDT de los proyectos y recalcándoles que esta es la columna vertebral de todo proyecto. De esta forma no solo estaremos seguros en el proceso de desarrollo si no que a mí en lo personal como tutora me facilitara el proceso de supervisión y avances del proyecto.

Conclusión

Para concluir puedo decir que como Instituto de Educación Media nos falta mucho por aprender pero estamos con todas las ganas de seguir trabajando para cada vez realizar las cosas de mejor manera, no podemos dejar de sentirnos culpables por que los errores cometidos hasta el momento se pudieron evitar, si se hubiera hecho uso de este tipo de Software, pudimos obtener mejores resultados en todos nuestros proyectos pero por falta de conocimiento nos quedamos cortos. Por el momento nos queda el reto de implementar el uso de estas herramientas en proyectos pequeños, con la finalidad de corregir los errores pasados.

Bibliografía

• Wallace William, (2002). Gestión de Proyectos, Gran Bretaña, Edinburgh Business. Pag 54

• Planificación de Proyectos Mediante MS Project

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